Question 1

Bieden jullie ook poolauto's en/of pool e-bikes?

Accepted Answer

Ja, Gaiyo biedt je ook eigen poolauto’s en/of poolfietsen, naast de al direct beschikbare publieke deelmobiliteit. Heb je al poolauto’s of -fietsen, dan kunnen we die ontsluiten via de Gaiyo App door de juiste techniek toe te passen. Wil je starten met eigen poolmobiliteit, dan kunnen we de volledige dienst aanbieden met auto’s en fietsen. Je reserveert en gebruikt alle voertuigen daarna makkelijk en direct via Gaiyo, en de transacties komen netjes zichtbaar in je reisoverzicht.

Weet je nog niet of poolmobiliteit iets voor jouw bedrijf is? Dan kunnen we optioneel een pilot organiseren van drie tot zes maanden, waarna je kunt besluiten om door te gaan of te stoppen. En is poolmobiliteit (nog) niets voor jou, overweeg dan de mogelijkheid om toch flexibiliteit te bieden aan je medewerkers met publieke deelauto’s of huurauto’s.

Question 2

Bieden jullie ook SSO voor onze medewerkers?

Accepted Answer

Gemakkelijk inloggen scheelt voor medewerkers weer gedoe. Daarom bieden we gebruikers van Gaiyo een Single Sign-On (SSO) oplossing aan. Met je zakelijke account van je werkgever slechts één keer inloggen werkt dan ook bij Gaiyo. Een veelgebruikte methode hiervoor werkt via AzureAD.

Meer weten over hoe we SSO voor jouw medewerkers mogelijk maken? Neem contact op met ons!

Question 3

Bieden jullie volledige declaratiemogelijkheden voor reiskosten, kilometers en thuiswerken? Hoe stellen we daar de juiste vergoedingen voor in?

Accepted Answer

Ja, Gaiyo biedt een complete oplossing voor het declareren van reiskosten, kilometers en thuiswerkdagen. Als werkgever stel je zelf de vergoedingen vast op basis van je mobiliteitsregeling. Wij richten dit vervolgens volledig in binnen het platform.

Wil je bijvoorbeeld fietsen extra stimuleren of een andere vergoeding bieden voor thuiswerkdagen? Geen probleem – Gaiyo ondersteunt variabele vergoedingen per vervoermiddel of werklocatie.

Medewerkers voeren hun reizen of thuiswerkdagen eenvoudig in via de Gaiyo App of Werkgeversportal. Alle data – zowel gedeclareerd als automatisch geregistreerd via onze app of kaart – komt samen in één overzicht. Dit maakt niet alleen de verwerking richting payroll eenvoudig, maar helpt je ook om te voldoen aan de CO₂-registratieplicht.

Question 4

Hoe gaan jullie om met privacy van medewerkers?

Accepted Answer

Bij Gaiyo staat privacy voorop. We werken volledig volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hanteren de principes van privacy by design en privacy by default. Dat betekent dat we alleen persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn, en uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Zakelijke mobiliteit en privégebruik worden strikt van elkaar gescheiden. Privéreizen die via Gaiyo worden geregistreerd, zijn niet zichtbaar voor de werkgever. Alleen wanneer hierover expliciete afspraken zijn gemaakt – bijvoorbeeld voor fiscale verrekening – wordt er beperkt inzicht gegeven, en dan uitsluitend op transactiebedrag, niet op reisdetails.

Ontvangen wij persoonsgegevens namens een werkgever, dan is er altijd een verwerkersovereenkomst van toepassing. Daarmee borgen we de privacy van medewerkers juridisch en organisatorisch.

Meer weten? Bekijk ons Privacy Statement en de Algemene Voorwaarden.

Question 5

Hoe kunnen jullie onrechtmatig gebruik (bv. buiten kantoortijden met het OV reizen) detecteren en rapporteren?

Accepted Answer

Voorkomen is beter dan genezen. Voorkomen is in dit geval vooraf goed uitleggen aan medewerkers wat de spelregels binnen de mobiliteitsregeling zijn. Uiteraard kunnen we daarin ondersteunen. Eenmaal dat medewerkers reizen gaan we altijd uit van goede trouw; wij bepalen immers niet of iemand rechtmatig reist of niet. En als de reis eenmaal is gemaakt, dient deze ook altijd betaald te worden. Wat we dan doen is inzicht en overzicht bieden in reizen die “afwijken”, bv. een treinreis in het weekend of de avonduren. Wanneer iets afwijkt bepalen we vooraf samen bij het implementeren van de mobiliteitsregeling. Als werkgever zie je vanuit de rapportages welke reizen mogelijk onrechtmatig zijn geweest, en kun je met de betreffende medewerker in gesprek.

Question 6

Hoe werkt het met de fiscaliteit van de mobiliteit die we via jullie gebruiken?

Accepted Answer

Fiscaliteit is een belangrijk en ook ingewikkeld onderwerp. Diverse keuzes in een mobiliteitsregeling hebben telkens andere gevolgen voor de fiscale verrekening en daarmee ook voor de bruto/netto vergoeding voor medewerkers. Mobiliteitsbudgetten, de hoogte van de kilometervergoedingen, evt. een OV abonnement via de Gaiyo Card en mogelijke bijtelling van leaseauto of privé gebruik van een poolauto; samen met jou als werkgever kijken we wat de mobiliteitsregeling is en welke gegevens we daarvoor aan moeten leveren. Als werkgever kun je daarna in je payrollsysteem de juiste verwerkingen doen, zodat ook de fiscaliteit goed is ingevuld.

Question 7

Ik wil deelmobiliteit op mijn bedrijventerrein kunnen gebruiken. Kunnen jullie dat voor ons organiseren?

Accepted Answer

Ja, dat kan. Bedrijventerreinen zijn vaak met de auto wel goed bereikbaar, maar de aansluiting op het openbaar vervoer kan beter. Juist met de combinatie van deelfietsen of deelscooters in aanvulling op de trein, wordt jouw bedrijventerrein weer aantrekkelijker en reizen alle medewerkers en bezoekers ook net weer duurzamer. Samen met aanbieders kunnen we die mogelijkheid organiseren. Dit doen we al op meerdere plekken, bv. in Utrecht bij bedrijventerrein Lage Weide, Papendorp en Wetering-Haarrijn en Eindhoven bij de High Tech Campus. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!

Question 8

Kan ik bepaalde mobiliteitsdiensten per medewerker aan/uit zetten?

Accepted Answer

Ja, dat is mogelijk. Je eigen mobiliteitsregeling is daarin het vertrekpunt. We vertalen die naar ons systeem, met de juiste instellingen en toegang per gebruiker, vaak op basis van vooraf vastgestelde groepen of profielen. Daarnaast vertalen we jouw vergoedingsbeleid naar ons systeem, waardoor je de gemaakte reizen van medewerkers met eigen vervoer kunt vergoeden en bv. ook de fiets (als duurzame en gezonde optie) meer kunt vergoeden dan een benzineauto. Ook hierbij geldt weer dat de mogelijkheid om te declareren alleen beschikbaar is, als je dat voor die gebruikersgroep aanzet. Zo kunnen we heel specifiek diverse diensten aan en uit zetten en medewerkers de optimale dienst bieden zoals jij dat in je mobiliteitsregeling voor ogen hebt.

Question 9

Kan ik ook beginnen met een pilot voor een kleine groep medewerkers?

Accepted Answer

Ja, dat kan. Voor organisaties met veel medewerkers of complexe mobiliteitsvragen kan een pilot juist een slimme eerste stap zijn. Samen met een geselecteerde groep gebruikers testen we in de praktijk hoe Gaiyo aansluit op jullie wensen en processen.

Een pilot helpt bij het creëren van draagvlak, het verzamelen van waardevolle feedback en het optimaliseren van de uiteindelijke inrichting. Zeker bij een nieuwe mobiliteitsregeling of verandertraject biedt dit houvast.

Op basis van de pilotresultaten begeleiden we je vervolgens naar een bredere uitrol, afgestemd op jouw organisatie.

Question 10

Kunnen jullie integreren met ons HR en/of payrollsysteem?

Accepted Answer

Ja, Gaiyo ondersteunt koppelingen met HR- en payrollsystemen om processen rondom mobiliteit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We bieden diverse integratieopties, afgestemd op de systemen die jouw organisatie gebruikt.

Bijvoorbeeld via een API-koppeling, waarmee mutaties zoals in- en uitdiensttreding automatisch worden verwerkt. Ook kunnen we periodieke exportbestanden uitlezen en verwerken – zoals medewerkersgegevens, kostenplaatsen of declaraties – zodat deze direct aansluiten op jouw loonadministratie of HR-systeem.

Veelgebruikte oplossingen zoals AFAS, Nmbrs, Workday en SAP ondersteunen we al, maar ook maatwerk is mogelijk. Hiermee minimaliseren we handmatige handelingen en voorkom je fouten of dubbele invoer.

Wil je Gaiyo integreren in jouw bestaande IT- en HR-omgeving? We denken graag met je mee over de beste aanpak.

Question 11

Kunnen jullie ook een mobiliteitsscan doen van ons bedrijf? En ons advies geven over ons mobiliteitsbeleid?

Accepted Answer

Ja, zeker. Gaiyo helpt organisaties graag bij het optimaliseren van hun mobiliteitsbeleid. In een vrijblijvende kennismaking bespreken we hoe jouw huidige mobiliteitsregeling is ingericht, welke reisbewegingen dominant zijn en welke ambities of uitdagingen er liggen.

Als we samen verder gaan, voeren we een mobiliteitsscan uit. We analyseren het reisgedrag, de kosten, vergoedingen en systemen die in gebruik zijn. Ook nemen we fysieke voorzieningen zoals fietsenstallingen en parkeerplekken mee in de beoordeling.

Desgewenst voeren we een medewerkerstevredenheidsenquête uit om inzicht te krijgen in ervaringen, behoeften en wensen. Op basis van alle inzichten adviseren we over concrete verbetermogelijkheden én richten we het Gaiyo-platform in op maat van jouw organisatie.

Question 12

Kunnen mijn medewerkers ook privé gebruikmaken van mobiliteitsdiensten?

Accepted Answer

Ja, dat kan – en volledig privacyvriendelijk. Via de Gaiyo App kunnen medewerkers bij elke rit eenvoudig aangeven of het gaat om een zakelijke, woon-werk of privéreis. Deze keuze bepaalt niet alleen de verwerking, maar ook de betaling en zichtbaarheid van de rit.

Privéreizen worden automatisch afgerekend vanuit de persoonlijke wallet van de medewerker, dus buiten de werkgever om. Deze ritten zijn niet zichtbaar in het werkgeversportaal, in lijn met de AVG en het principe van dataminimalisatie. Zo waarborgt Gaiyo de privacy van je medewerkers, terwijl je als werkgever toch grip houdt op zakelijk mobiliteitsgebruik.

Bovendien ondersteunt Gaiyo de nieuwste fiscale regelingen, waaronder fiscaal vriendelijk privégebruik van het openbaar vervoer via het Gaiyo OV-abonnement. Daarmee kunnen medewerkers – binnen de afgesproken voorwaarden – ook buiten werktijd voordelig reizen met bijvoorbeeld trein, bus, tram of metro.

Question 13

Kunnen we per bedrijf, bedrijfsonderdeel of kostenplaats een aparte factuur krijgen?

Accepted Answer

Ja, dat is mogelijk. Gaiyo ondersteunt gesplitste facturatie per entiteit, bedrijfsonderdeel of kostenplaats. Zo kun je de kosten voor mobiliteit eenvoudig toewijzen aan de juiste interne budgetten of administratiestructuren.

Of het nu gaat om meerdere bv’s, afdelingen of kostenplaatsen binnen één organisatie: wij zorgen ervoor dat de facturatie aansluit op jullie interne structuur. Je hoeft dit alleen aan te geven bij je Gaiyo-contactpersoon – wij richten het vervolgens correct in binnen ons systeem.

Op die manier houd je overzicht, borg je interne verrekening en sluit Gaiyo naadloos aan op je financiële administratie.

Question 14

Wat doen jullie aan security?

Accepted Answer

Bij Gaiyo staat informatiebeveiliging centraal. Als mobiliteitsplatform verwerken we privacygevoelige gegevens van medewerkers en organisaties – en dat vereist zorgvuldigheid, transparantie en controle.

Daarom zorgen we ervoor dat altijd helder is welke gegevens we verwerken, waar die worden opgeslagen, wie erbij kan en met welk doel. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang, en uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is.

We hanteren duidelijke procedures voor incidentbeheer, zodat we snel en adequaat kunnen reageren in het geval van een beveiligingsincident of datalek. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan, dan weten wij én onze klanten precies wat er moet gebeuren.

Onze werkwijze is geborgd met relevante certificeringen en beveiligingsstandaarden. Zo bieden we een veilige, betrouwbare en toekomstbestendige oplossing voor mobiliteitsbeheer.

Question 15

Wat moet ik doen voor de CO2 registratieplicht?

Accepted Answer

In het artikel ‘Klaar voor CO₂-registratieplicht (WPM)? Gaiyo helpt je vooruit’ hebben wij alles voor je op een rij gezet.

Question 16

Wat voor diensten bieden jullie aan voor de CO2 registratieplicht?

Accepted Answer

De CO2-registratieplicht komt eigenlijk neer op het registreren van kilometers van zakelijke reizen en mogelijk ook woon-werkverkeer. Jouw medewerkers kunnen met de Gaiyo App hun ritten bijhouden, die wij vervolgens omzetten naar de juiste gegevens voor de registratieplicht. Reizen ze met de Gaiyo Card of een van de vele aangesloten mobiliteitsdiensten, dan zijn die als reistransactie ook door ons omgezet naar de informatie voor de registratieplicht. Eens per jaar ontvang je van ons automatisch een CO2 rapportage, die je direct kunt gebruiken voor je jaarlijks aangifte via RVO.

Question 17

Welke informatie, rapportages en/of dashboard bieden jullie aan?

Accepted Answer

Je krijgt van ons altijd alle beschikbare details van een reistransactie in een maandelijks overzicht (behalve van de privé ritten natuurlijk). Deze transactieoverzichten kun je eenvoudig zelf in een eigen omgeving importeren en verwerken met andere gegevens om je eigen dashboards bij te houden. Daarnaast ontvang je van ons standaard maandrapportages met daarin overzichten over gebruikt, geschatte CO2 uitstoot, afwijkingen (zoals reizen buiten kantoortijden), etc. Ook voor mobiliteitsbudgetten hebben we een standaardrapportage. En als we voor jouw bedrijf ook de CO2 registratie uitvoeren, ontvang je van ons de rapportage die je bij het e-loket van de overheid kunt indienen.

Mochten de maandrapportages en transactieoverzichten niet helemaal de vraag beantwoorden die je hebt, dan kunnen we in overleg een maatwerkrapportage maken.

Veelgestelde vragen van werkgevers

Bedrijf

Ondersteuning