Question 1

Mijn e-mailadres is gewijzigd, waar kan ik mijn inloggegevens aanpassen?

Accepted Answer

1. Wat moet ik doen als mijn e-mailadres is gewijzigd?

Als jouw zakelijke e-mailadres is gewijzigd (bijvoorbeeld door een naamswijziging, migratie of nieuwe werkgever), moet dit ook in jouw Gaiyo Account worden aangepast.

2. Hoe kan ik mijn e-mailadres laten aanpassen?

Neem contact op met de Gaiyo Klantenservice:

0900-662 46 49

business-support@gaiyo.com

De klantenservice is 24/7 bereikbaar en helpt je verder met de wijziging.

3. Zijn er extra stappen bij wijziging van zakelijk naar persoonlijk e-mailadres?

Ja. Indien jouw account wordt overgezet van een zakelijk naar een persoonlijk e-mailadres, vraagt Gaiyo altijd om accordering van jouw werkgever. Dit is nodig om zeker te stellen dat de afspraken rondom je mobiliteitsrechten correct worden overgenomen.

4. Wordt mijn wachtwoord ook aangepast?

Nee. Alleen jouw gebruikersnaam (e-mailadres) verandert. Je kunt blijven inloggen met je bestaande wachtwoord. Mocht je dat willen resetten, dan kun je dit doen via “Wachtwoord vergeten?” in de Gaiyo Portal.

Kortom: neem bij een e-mailadreswijziging altijd contact op met de Gaiyo Klantenservice. Bij een wijziging van zakelijk naar persoonlijk e-mailadres is bovendien accordering door je werkgever vereist.

Question 2

Mijn wachtwoord voor de accountactivatie en kaartaanvraag is verlopen. Wat nu?

Accepted Answer

1. Wat doe ik als mijn wachtwoord verlopen is?

Als je wachtwoord voor de accountactivatie of kaartaanvraag is verlopen, kun je dit eenvoudig zelf opnieuw instellen.

2. Hoe vraag ik een nieuw wachtwoord aan?

Ga naar het inlogscherm van de Gaiyo Portal (mijn.gaiyo.com).

Klik op “Wachtwoord vergeten?”.

Voer je zakelijke e-mailadres in.

Je ontvangt direct een e-mail met een tijdelijk inlogtoken.

3. Hoe gebruik ik het inlogtoken?

Het inlogtoken geeft je 20 minuten de tijd om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Belangrijk: houd het tabblad van je browser waarin je het inlogtoken hebt aangevraagd open.

Vul het ontvangen inlogtoken direct in, en stel een nieuw wachtwoord in.

4. Wat als het niet lukt?

Vraag een nieuw token aan door opnieuw op “Wachtwoord vergeten?” te klikken.

Controleer of je het juiste e-mailadres gebruikt (het e-mailadres dat door je werkgever bij Gaiyo is geregistreerd).

Lukt het nog steeds niet? Neem contact op met de Gaiyo Servicedesk via:

0900-6624649

business-support@gaiyo.com

Kortom: als je wachtwoord verlopen is, herstel je dit via “Wachtwoord vergeten?” in de Portal. Met het tijdelijke token heb je 20 minuten om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Question 3

Waaruit bestaat mijn Gaiyo Account?

Accepted Answer

1. Wat is een Gaiyo Account?

Jouw Gaiyo Account is de centrale toegang tot alle zakelijke mobiliteitsdiensten van Gaiyo. Met één account heb je toegang tot je portal, app en kaart, waarmee je al je reizen en mobiliteit kunt regelen en beheren.

2. Waaruit bestaat mijn Gaiyo Account?

Een Gaiyo Account bestaat uit drie onderdelen:

Gaiyo Portal – jouw online gebruikersportaal

Overzicht van reistransacties, declaraties, budgetten en reisproducten.

Beheer van jouw zakelijke mobiliteit en rapportages.

Gaiyo App – de mobiele applicatie

Reizen plannen, tickets kopen en boeken van deelmobiliteit.

Direct toegang tot digitale tickets en reserveringen.

Gaiyo Card – de fysieke mobiliteitskaart

Te gebruiken als OV-chipkaart in heel Nederland.

Geschikt voor trein, bus, tram, metro en aanvullende mobiliteitsdiensten.

3. Hoe werken deze onderdelen samen?

Met de Gaiyo Card reis je fysiek in het openbaar vervoer en bij aangesloten mobiliteitsdiensten.

De Gaiyo App gebruik je onderweg om je reis te plannen, tickets te kopen en deelmobiliteit te boeken.

In de Gaiyo Portal beheer je alles centraal: van transacties en budgetten tot declaraties en rapportages.

Kortom: je Gaiyo Account bestaat uit de Portal, de App en de Card. Samen vormen ze één compleet systeem voor zakelijk reizen en mobiliteitsbeheer.

Question 4

Wat is mijn Gaiyo Account gebruikersnaam?

Accepted Answer

1. Wat is mijn gebruikersnaam?

Jouw gebruikersnaam is het e-mailadres dat jouw werkgever namens jou bij Gaiyo heeft opgegeven.

2. Waar gebruik ik deze gebruikersnaam voor?

Met dit e-mailadres log je in op:

De Gaiyo Portal (mijn.gaiyo.com).

De Gaiyo App (iOS of Android).

3. Kan ik mijn gebruikersnaam zelf wijzigen?

Nee. Je gebruikersnaam (je zakelijke e-mailadres) wordt beheerd via je werkgever.

Wijzigt je e-mailadres (bijvoorbeeld door een naamswijziging of interne migratie)? Neem dan contact op met je HR-afdeling of manager zodat dit ook in Gaiyo wordt aangepast.

4. Waar moet ik op letten bij inloggen?

Gebruik altijd het zakelijke e-mailadres dat door je werkgever is geregistreerd.

Controleer of je het juiste wachtwoord of Single Sign-On (SSO) gebruikt.

Bij problemen kun je terecht bij de Gaiyo Servicedesk of jouw interne beheerder.

Kortom: je gebruikersnaam is altijd je zakelijke e-mailadres dat door je werkgever is opgegeven. Daarmee krijg je toegang tot zowel de Gaiyo Portal als de Gaiyo App.

Question 5

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

Accepted Answer

1. Wat doe ik als mijn wachtwoord vergeten ben?

Als je wachtwoord voor Gaiyo bent vergeten, kun je dit eenvoudig zelf opnieuw instellen.

2. Hoe vraag ik een nieuw wachtwoord aan?

Ga naar het inlogscherm van de Gaiyo Portal (mijn.gaiyo.com).

Voer je zakelijke e-mailadres in.

Klik nu op “Wachtwoord vergeten?” wat onder het invoerveld van het wachtwoord staat.

Voer nu nogmaals je zakelijke e-mailadres in.

Je ontvangt direct een e-mail met een tijdelijk inlogtoken.

3. Hoe gebruik ik het inlogtoken?

Het inlogtoken geeft je 20 minuten de tijd om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Belangrijk: houd het tabblad van je browser waarin je het inlogtoken hebt aangevraagd open.

Vul het ontvangen inlogtoken direct in, en stel een nieuw wachtwoord in.

4. Wat als het niet lukt?

Vraag een nieuw token aan door opnieuw op “Wachtwoord vergeten?” te klikken.

Controleer of je het juiste e-mailadres gebruikt (het e-mailadres dat door je werkgever bij Gaiyo is geregistreerd).

Lukt het nog steeds niet? Neem contact op met de Gaiyo Servicedesk via:

0900-6624649

business-support@gaiyo.com

Kortom: als je wachtwoord bent vergeten, herstel je dit via “Wachtwoord vergeten?” in de Portal. Met het tijdelijke token heb je 20 minuten om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Question 6

Hoe declareer ik mijn kilometers via de app?

Accepted Answer

Gaiyo App

Via de Gaiyo App is het aanmaken en indienen van kilometerdeclaraties zeer eenvoudig.Heb je de Gaiyo App nog niet? Download de app via de App Store of Google Play.

Nieuwe declaratie aanmaken

Open de Gaiyo App en klik in de rechter bovenhoek op het menu  en kies vervolgens ‘Declaraties’.

Klik vervolgens op ‘Nieuwe declaratie aanmaken’. En selecteer daarna ‘Reizen’ om een kilometerdeclaratie in te dienen.

Kilometerdeclaratie indienen

Kies de datum van je trip.

Kies het vervoermiddel en de aandrijving.

Heb je geen terugreis gemaakt op dezelfde datum? Klik dan ‘Enkele reis’ aan.

Voer het gewenste adres in het 'Vanaf' of ‘Tot’ veld. Suggesties worden weergegeven terwijl je typt. Kies het adres dat je wilt gebruiken voor je declaratie(s).

Na het invoeren van de adressen, berekent het systeem automatisch de afstand voor een (retour)rit.

Wanneer je dezelfde reis meerdere dagen maakt, kun je direct aangeven voor welke dagen van de maand dat geldt. Zo kun je bijvoorbeeld in één keer alle werkdagen selecteren.

Kies onder ‘Doel’ een van de reistypes voor je declaratie:

Zakelijk

Woon/werk

Bij ‘Extra’ kan je (optioneel) nog een Kostenplaats en/of Aanvullende info invullen.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ bovenaan de pagina. Daarna kan je kiezen voor ‘Concept Opslaan’ of meteen al ‘Indienen’.

Declaratie status

Nadat je een declaratie hebt aangemaakt, zie je de declaratieregel terug in jouw declaratieoverzicht onder ‘Declaraties’ in de Gaiyo App. Tevens zie je daar de status van jouw declaratie(s) terug:

Concept

Ingediend

Goedgekeurd

Afgewezen

Verwerkt

Gaiyo levert elke maand op een vaste datum alle goedgekeurde declaraties bij jouw werkgever aan. Alleen goedgekeurde declaraties kunnen worden aangeleverd bij jouw werkgever voor uitbetaling.

Je kunt een declaratie indienen door de betreffende declaratie aan te vinken en kies onderin voor ‘Indienen’.

Contact

Vragen

Heb je vragen over het gebruik van kilometerdeclaraties, dan kun je contact opnemen met de customer support van Gaiyo via 0900-6624649 of business-support@gaiyo.com

Privacy en algemene voorwaarden

Kijk voor meer informatie over het Privacybeleid en Algemene Voorwaarden van Gaiyo op www.gaiyo.com

Question 7

Hoe declareer ik mijn kilometers via de Gaiyo Portal en App?

Accepted Answer

1. Inloggen

Via de Portal

Ga naar mijn.gaiyo.com.

Log in met je zakelijke Gaiyo Account.

Via de App

Download en open de Gaiyo App (iOS of Android).

Log in met je zakelijke Gaiyo Account.

2. Nieuwe declaratie aanmaken

In de Portal

Klik in het menu op “Declaraties”.

Klik op de knop “Nieuwe declaratie” en selecteer de optie “Woon/werk” of "Zakelijke rit".

Vul de gegevens in:

Selecteer de datum van je rit.

Heb je de rit vaker gemaakt? Selecteer meerdere dagen (bijv. alle werkdagen van de maand).

Kies het voertuigtype en aandrijfsysteem.

Kies Enkele reis als je geen terugreis hebt gemaakt.

Vul het vertrek- en aankomstadres in. Terwijl je typt, worden suggesties getoond.

Het systeem berekent automatisch de afstand (enkele of retourrit).

Voeg eventueel een opmerking of extra informatie toe

Maak je de reis vaker sla deze dan als favoriet op

Klik op Opslaan.

In de App

Ga naar het onderdeel "Onkosten"

Tik op het onderdeel “Nieuwe declaraties”.

Kies Kilometerdeclaratie”.

Vul de gegevens in:

Datum en type reis (enkele of retour).

Voertuigtype en (indien nodig) extra informatie.

Adres van vertrek en aankomst (automatisch aangevuld).

Doel van de rit (zakelijk of woon/werk).

Extra vul (indien nodig) extra informatie toe.

Tik op Opslaan om de declaratie toe te voegen.

3. Declaratiestatus en indienen

Elke declaratie krijgt een status, zowel in de Portal als de App:

Concept – aangemaakt maar nog niet ingediend.

Ingediend – aangeboden ter goedkeuring.

Goedgekeurd – door werkgever geaccepteerd.

Afgewezen – door werkgever afgekeurd (vraag bij je werkgever naar de reden).

Verwerkt – declaratie is uitbetaald/verwerkt.

Indienen

Selecteer de declaratie(s).

Klik/tik op Indienen.

De status wijzigt naar Ingediend.

Alleen goedgekeurde declaraties worden door Gaiyo op vaste momenten aangeleverd bij je werkgever voor uitbetaling.

Verwijderen

Declaraties die nog niet zijn verwerkt, kun je zelf verwijderen – ook als ze al Ingediend of Goedgekeurd zijn.

Selecteer de declaratie en klik/tik op Verwijderen.

4. Declaraties naast kilometers

Afhankelijk van het beleid van je werkgever kun je via Portal en App ook indienen:

Thuiswerkvergoeding per werkdag.

Parkeer- en tolgelden.

Overige zakelijke reiskosten.

5. Vragen en contact

Heb je vragen over het indienen van declaraties?

Bel: 0900-6624649

Mail: business-support@gaiyo.com

6. Privacy en voorwaarden

Declaraties worden altijd verwerkt volgens de geldende AVG-richtlijnen.Zie ook het Privacybeleid en de Algemene Voorwaarden.

Kortom: of je nu achter je bureau zit of onderweg bent – met de Gaiyo Portal én de Gaiyo App declareer je eenvoudig al je zakelijke kilometers, woon-werkritten en thuiswerkvergoedingen.

Question 8

Hoe declareer ik mijn thuiswerkvergoeding via de app?

Accepted Answer

Jouw werkgever heeft het mogelijk gemaakt om via Gaiyo een vergoeding aan te vragen voor een dag thuiswerken. De hoogte van de vergoeding per dag wordt door jouw werkgever bepaald.

Gaiyo App

Via de Gaiyo App is het aanmaken en indienen van thuiswerkvergoeding zeer eenvoudig.Heb je de Gaiyo App nog niet? Download de app via de App Store of Google Play.

Nieuwe declaratie aanmaken

Open de Gaiyo App en klik in de rechter bovenhoek op het menu  en kies vervolgens ‘Declaraties’.

Klik vervolgens op ‘Nieuwe declaratie aanmaken’. En selecteer daarna ‘Werk vanuit huis’ om een thuiswerkvergoeding in te dienen.

Thuiswerk declaratie indienen

Kies de datum van het thuiswerk.

Wanneer je meerdere dagen thuis hebt gewerkt, kun je direct aangeven voor welke dagen van de maand dat geldt. Zo kun je bijvoorbeeld in één keer alle thuiswerkdagen selecteren. Bij ‘Extra’ kan je (optioneel) nog Aanvullende info invullen.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ bovenaan de pagina. Daarna kan je kiezen voor ‘Concept Opslaan’ of meteen al ‘Indienen’.

Declaratie status

Nadat je een declaratie hebt aangemaakt, zie je de declaratieregel terug in jouw declaratieoverzicht onder ‘Declaraties’ in de Gaiyo App. Tevens zie je daar de status van jouw declaratie(s) terug:

Concept

Ingediend

Goedgekeurd

Afgewezen

Verwerkt

Gaiyo levert elke maand op een vaste datum alle goedgekeurde declaraties bij jouw werkgever aan. Alleen goedgekeurde declaraties kunnen worden aangeleverd bij jouw werkgever voor uitbetaling.

Je kunt een declaratie indienen door de betreffende declaratie aan te vinken en kies onderin voor ‘Indienen’.

Contact

Vragen

Heb je vragen over het gebruik van kilometerdeclaraties, dan kun je contact opnemen met de customer support van Gaiyo via 0900-6624649 of business-support@gaiyo.com

Privacy en algemene voorwaarden

Kijk voor meer informatie over het Privacybeleid en Algemene Voorwaarden van Gaiyo op www.gaiyo.com

Question 9

Hoe declareer ik mijn thuiswerkvergoeding via de Gaiyo App en portal?

Accepted Answer

1. Inloggen

Via de Portal

Ga naar mijn.gaiyo.com.

Log in met je zakelijke Gaiyo Account.

Via de App

Download en open de Gaiyo App (iOS of Android).

Log in met je zakelijke Gaiyo Account.

2. Nieuwe declaratie aanmaken

In de Portal

Klik in het menu op “Declaraties”.

Klik op de knop “Nieuwe declaratie” en selecteer de optie “Thuiswerkvergoeding".

Vul de gegevens in:

Selecteer de datum wanneer je hebt thuisgewerkt.

Heb je dit vaker gedaan? Selecteer meerdere dagen (bijv. alle maandagen van de maand).

Voeg eventueel een opmerking of extra informatie toe

Klik op Opslaan.

In de App

Ga naar het onderdeel "Onkosten"

Tik op het onderdeel “Nieuwe declaraties”.

Kies "Thuiswerkvergoeding”.

Vul de gegevens in:

Datum.

Extra vul (indien nodig) extra informatie toe..

Tik op Opslaan om de declaratie toe te voegen.

3. Declaratiestatus en indienen

Elke declaratie krijgt een status, zowel in de Portal als de App:

Concept – aangemaakt maar nog niet ingediend.

Ingediend – aangeboden ter goedkeuring.

Goedgekeurd – door werkgever geaccepteerd.

Afgewezen – door werkgever afgekeurd (vraag bij je werkgever naar de reden).

Verwerkt – declaratie is uitbetaald/verwerkt.

Indienen

Selecteer de declaratie(s).

Klik/tik op Indienen.

De status wijzigt naar Ingediend.

Alleen goedgekeurde declaraties worden door Gaiyo op vaste momenten aangeleverd bij je werkgever voor uitbetaling.

Verwijderen

Declaraties die nog niet zijn verwerkt, kun je zelf verwijderen – ook als ze al Ingediend of Goedgekeurd zijn.

Selecteer de declaratie en klik/tik op Verwijderen.

4. Declaraties naast kilometers

Afhankelijk van het beleid van je werkgever kun je via Portal en App ook indienen:

Kilometer declaraties per werkdag.

Parkeer- en tolgelden.

Overige zakelijke reiskosten.

5. Vragen en contact

Heb je vragen over het indienen van declaraties?

Bel: 0900-6624649

Mail: business-support@gaiyo.com

6. Privacy en voorwaarden

Declaraties worden altijd verwerkt volgens de geldende AVG-richtlijnen.Zie ook het Privacybeleid en de Algemene Voorwaarden.

Kortom: of je nu achter je bureau zit of onderweg bent – met de Gaiyo Portal én de Gaiyo App declareer je eenvoudig al je zakelijke kilometers, woon-werkritten en thuiswerkvergoedingen.

Question 10

Hoe kan ik declaraties indienen?

Accepted Answer

1. Waar kan ik mijn declaraties indienen?

Declaraties kun je eenvoudig indienen via:

De Gaiyo Portal: handig voor het beheren van declaraties op je computer of laptop. Klik hier om naar de Portal te gaan.

De Gaiyo App: ideaal om onderweg declaraties in te dienen vanaf je smartphone.

2. Hoe dien ik een declaratie in via de Gaiyo Portal?

Log in op de Gaiyo Portal.

Ga naar het onderdeel Declaraties.

Kies het type declaratie (bijv. woon-werk, zakelijk, thuiswerk).

Vul de benodigde gegevens in.

Verstuur de declaratie naar jouw werkgever.

3. Hoe dien ik een declaratie in via de Gaiyo App?

Download en open de Gaiyo App.

Log in met je zakelijke Gaiyo Account.

Ga naar het onderdeel Onkosten.

Selecteer Nieuwe declaratie.

Selecteer het type declaratie en vul de gegevens in.

Verstuur je declaratie direct.

Heb je de Gaiyo App nog niet geïnstalleerd? Klik op deze link en login als zakelijke gebruiker.

4. Welke declaraties kan ik indienen?

Afhankelijk van het beleid van je werkgever kun je via de Portal en App o.a. de volgende declaraties indienen:

Woon-werkverkeer (bijv. met privéauto of fiets).

Zakelijke kilometers.

Thuiswerkvergoeding: indien je werkgever dit aanbiedt, kun je per thuiswerkdag eenvoudig een vergoeding declareren.

Overige reisgerelateerde kosten (bijv. parkeer- of tolgelden), indien toegestaan door jouw organisatie.

5. Hoe worden declaraties verwerkt?

Zodra je een declaratie hebt ingediend, wordt deze automatisch doorgestuurd naar je werkgever.

De status van je declaratie (bijv. ingediend, goedgekeurd of verwerkt) is zichtbaar in de Portal en App.

Declaraties worden gekoppeld aan de HR-/Payroll-processen van jouw werkgever voor snelle en foutloze verwerking.

Kortom: Of het nu gaat om kilometers, thuiswerkdagen of andere vergoedingen, je kunt alles eenvoudig indienen via de Gaiyo Portal of App, volledig afgestemd op het beleid van jouw werkgever.

Question 11

Hoe kan ik een declaratie indienen?

Accepted Answer

Declaraties kun je indienen zowel via de portal als via de Gaiyo app.

Gaiyo levert elke maand op een vaste datum alle goedgekeurde declaraties bij jouw werkgever aan.

Alleen goedgekeurde declaraties kunnen worden aangeleverd bij jouw werkgever voor uitbetaling.

Zolang jouw declaraties(s) nog niet zijn ingediend, wordt de status ‘Concept’ getoond.

Kies de gewenste declaratie(s) en biedt middels ‘Indienen’ de declaratie(s) aan ter goedkeuring. Hiermee wordt de status aangepast naar ‘Ingediend’.

Zodra jouw declaratie is beoordeeld, wordt de status aangepast naar ‘Goedgekeurd’ of ‘Afgewezen’.

Indien jouw declaratie is afgewezen, neem dan contact op met je werkgever voor de reden.

Zolang jouw declaraties(s) nog niet ter verwerking zijn aangeboden bij jouw werkgever, kun je de declaratie(s) ongeacht de status verwijderen. Dit geldt dus ook voor ingediende en goedgekeurde declaraties. Selecteer de betreffende declaratie(s) en klik vervolgens op ‘Verwijderen’.

Question 12

Hoe wordt de reisafstand bepaald?

Accepted Answer

1. Waarom is de reisafstand belangrijk?

Voor de berekening van de tegemoetkoming in reiskosten gebruikt de werkgever de reisafstand tussen jouw woning en jouw werklocatie en/of zakelijke bestemming. Hierbij wordt uitgegaan van de enkele reisafstand in kilometers.

2. Hoe wordt de reisafstand berekend?

De reisafstand wordt vastgesteld als de som van de afzonderlijk afgeronde heen- en terugreis.

De wijze van afronden (bijvoorbeeld altijd naar boven of naar beneden) wordt bepaald door jouw werkgever.

3. Kan ik de berekende reisafstand aanpassen?

Ja, als gebruiker kun je de door het systeem berekende afstanden aanpassen.

Dit kan bijvoorbeeld als jouw daadwerkelijke route structureel afwijkt van de automatisch berekende route.

Bij een aanpassing moet je altijd een toelichting invullen, zodat jouw werkgever inzicht heeft in de reden van de wijziging.

4. Waar zie ik mijn reisafstand terug?

In de Gaiyo App en Portal wordt de berekende afstand automatisch getoond bij het aanmaken van een declaratie.

Je ziet daar de afgeronde afstand die voor de vergoeding wordt gebruikt.

5. Wie bepaalt de regels voor berekening en afronding?

De uiteindelijke methode voor het afronden van kilometers en het goedkeuren van aanpassingen wordt volledig vastgesteld door jouw werkgever.

Kortom: de reisafstand wordt automatisch berekend, afgerond volgens de regels van je werkgever en indien nodig kun je zelf een aanpassing doen, mits je dit met een toelichting onderbouwt.

Question 13

Hoe bekijk en controleer ik reizen van medewerkers?

Accepted Answer

Reizen bekijken

Je kunt reizen bekijken via:

Gebruikers → open gebruiker

Rapporten

Rapportages bekijken en downloaden

Ga naar Rapporten en kies een rapport, zoals:

Factuurspecificatie

Managementrapport

CO₂-rapportage

Klik op Downloaden of open het rapport.

Reizen controleren

Gebruik rapportages zoals de managementrapportage of exceptie rapportage om afwijkingen te bekijken, zoals:

Weekend gebruik

Onjuiste classificaties

Question 14

Hoe kan ik de Manager Rollen instellen of aanpassen?

Accepted Answer

Manager Rollen instellen

Ga naar Gebruikers, open de gebruiker en ga naar Instellingen. In het onderdeel Manager Rollen kun je rechten toekennen:

Manager Onkosten

Manager Producten

Manager Rapportages

Manager Gebruikers

Manager boekingen

Klik op Bewaar om de wijzigingen op te slaan.

Question 15

Hoe meld ik een nieuwe gebruiker aan of pas in gegevens aan van een bestaande gebruiker?

Accepted Answer

Nieuwe gebruiker toevoegen

Ga naar Gebruikers en klik op Nieuwe gebruiker. Vul de gegevens in en kies het juiste Reisprofiel. Klik daarna op Bewaar.

De gebruiker ontvangt automatisch een activatiemail.

Meerdere gebruikers toevoegen

Ga naar Gebruikers → Importeren. Download het sjabloonbestand, vul dit in en upload het bestand. Klik vervolgens op Bevestig.

Alle gebruikers ontvangen automatisch een activatiemail.

Gebruiker zoeken

Ga naar Gebruikers en gebruik de zoekbalk bovenin het scherm. Je kunt zoeken op naam of e-mailadres.

Gegevens van een gebruiker aanpassen

Open de gebruiker via Gebruikers. In het onderdeel Details medewerker kun je gegevens aanpassen, zoals naam, e-mailadres en adres. Klik daarna op Bewaar.

Question 16

Hoe pas ik instellingen en of reisrechten aan?

Accepted Answer

Reisprofiel instellen of wijzigen

Open de gebruiker via Gebruikers en ga naar Instellingen. Bij het veld Reisprofiel kies je het gewenste profiel. Klik daarna op Bewaar.

De wijziging is direct actief.

Wat is een Reisprofiel?

Een Reisprofiel bepaalt:

Welke vervoersmiddelen gebruikt mogen worden

Of een Gaiyo Card wordt uitgegeven

Rechten zoals 1e klas reizen

Aanpassingen nodig? Neem contact op met Gaiyo support (business@gaiyo.com)

Question 17

Ik wil een Gaiyo Card bestellen voor een medewerker

Accepted Answer

Gaiyo Card toewijzen

Wanneer je een gebruiker een Reisprofiel geeft waarin een kaart is inbegrepen, wordt de Gaiyo Card automatisch besteld en verstuurd.

Gaiyo Card wijzigen

Open de gebruiker en ga naar Instellingen. Pas het Reisprofiel aan en klik op Bewaar.

Gaiyo Card verwijderen

Open de gebruiker, ga naar Instellingen en kies een Reisprofiel zonder kaart. Klik op Bewaar.

De kaart wordt automatisch gedeactiveerd.

Gaiyo Card vervangen (verloren, gestolen of beschadigd)

Ga naar Gebruikers en open de gebruiker. Ga naar het onderdeel OV Kaarten en klik op “Meld / Vervang”.

Kies vervolgens een reden:

Beschadigd

Verloren

Gestolen

Klik op Bevestig.

De kaart wordt direct geblokkeerd en een nieuwe kaart wordt verstuurd.

Question 18

Ik wil het gebruikersbudget van een medewerker aanpassen

Accepted Answer

Budget instellen

Ga naar Gebruikers, open de gebruiker en ga naar Gebruikersbudget. Vul het bedrag in bij Nieuw budget en klik op Bewaar.

Question 19

Wat moet ik doen als een medewerker is vergeten uit te checken?

Accepted Answer

Check-in of check-out gemist

De gebruiker ontvangt automatisch een melding bij een gemiste check-in of check-out.

De gebruiker kan dit zelf oplossen via uitcheckgemist.nl. Als beheerder hoef je geen actie te ondernemen.

Question 20

Welke overige Accountbeheer functies zijn er?

Accepted Answer

Wachtwoord opnieuw instellen

Open de gebruiker via Gebruikers en klik op “Stel wachtwoord opnieuw in”.

De gebruiker ontvangt een e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Gebruiker deactiveren

Open de gebruiker en klik op “Deactiveer gebruiker”. Kies een datum en klik op Bevestig.

De gebruiker verliest direct toegang tot het Gaiyo Portal en kan de Gaiyo Card niet meer gebruiken.

Question 21

Hoe werken declaraties in Gaiyo?

Accepted Answer

Declaraties bekijken

Ga naar Declaraties in het menu. Hier kun je wisselen tussen:

Woon-werkkalender

Alle Declaraties

Nieuwe declaratie toevoegen

Klik rechtsboven op “+ Nieuwe declaratie”.

Je kunt kiezen uit:

Thuiswerkvergoeding

Woon-werk

Zakelijke rit

Overige onkosten

Na je keuze wordt het juiste invoerscherm geopend.

Woon-werk rit toevoegen

Na het kiezen van Woon-werk kom je in het scherm “Nieuwe woon-werk rit”.

Hier vul je de benodigde gegevens in, zoals datum, traject en afstand.

Klik op “Indienen” om de declaratie op te slaan.

Woon-werk rit opslaan als favoriet

Wanneer je een woon-werk rit toevoegt, kun je onderaan kiezen voor:

“Ook als favoriet opslaan?”

Als je deze optie aanvinkt, wordt je rit opgeslagen als favoriet.

Je kunt ook de naam van de favoriet aanpassen, zodat je deze later makkelijk herkent (bijvoorbeeld “Thuis – Kantoor”).

Favoriet gebruiken in de Woon-werkkalender

Heb je een rit als favoriet opgeslagen?

Dan kun je deze eenvoudig opnieuw gebruiken:

Ga naar Declaraties

Open de Woon-werkkalender

Klik op een dag

Kies Woon-werk

Selecteer je favoriet

De gegevens worden automatisch ingevuld.

Thuiswerkdag registreren

Ga naar Declaraties en open de Woon-werkkalender. Klik op een dag en kies “Thuiswerkvergoeding”.

De registratie wordt direct opgeslagen.

Declaraties aanpassen

Open een declaratie via Declaraties of Kalender, pas de gegevens aan en klik op “Bewaar” of “Indienen”.

Question 22

Inloggen in de Gaiyo portal

Accepted Answer

1. Hoe kan ik inloggen in de Gaiyo Portal?

Je logt in met je Gaiyo Account. Dit zijn dezelfde inloggegevens die je ook gebruikt voor de Gaiyo App.

Zo werkt het:

Ga naar de Gaiyo Homepage.

Klik rechtsboven op “Mijn Gaiyo”.

Voer je zakelijke Gaiyo-accountgegevens in (e-mailadres en wachtwoord).

2. Welke inlogmethodes ondersteunt de Portal?

E-mailadres & wachtwoord: de standaardmethode voor alle zakelijke gebruikers.

Single Sign-On (SSO): als jouw werkgever dit heeft ingeschakeld, kun je direct met je bedrijfsaccount inloggen.

Twee-factor authenticatie (2FA): voor extra veiligheid kun je je login versterken met een authenticator app (bijvoorbeeld Google Authenticator of Microsoft Authenticator).

3. Hoe werkt inloggen met 2-factor authenticatie?

Wanneer 2FA is ingeschakeld voor jouw account:

Log in met je e-mailadres en wachtwoord (of via SSO).

Open je authenticator app op je telefoon.

Vul de tijdelijke 6-cijferige code in die in de app verschijnt.

Dit zorgt voor een extra beveiligingslaag naast je wachtwoord.

4. Kan ik dezelfde gegevens gebruiken voor de Gaiyo App en Portal?

Ja. Je Gaiyo Account is één centraal account waarmee je zowel in de Gaiyo App als in de Gaiyo Portal toegang hebt.

5. Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

Klik op “Wachtwoord vergeten?” op de inlogpagina.

Volg de instructies in de e-mail om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Heb je 2FA geactiveerd maar geen toegang meer tot je authenticator app? Neem contact op met de Gaiyo Servicedesk of je interne HR-/mobiliteitsbeheerder.

6. Ik kan niet inloggen, wat nu?

Controleer eerst:

Of je de juiste inlogmethode gebruikt (wachtwoord, SSO of 2FA).

Of je internetverbinding stabiel is.

Of je account door je werkgever is geactiveerd.

Helpt dit niet? Dan kun je terecht bij de Gaiyo Servicedesk of jouw interne beheerder.

Kortom: Met jouw zakelijke Gaiyo Account log je eenvoudig in op zowel de Portal als de App. Werkgevers kunnen indien gewenst Single Sign-On inschakelen voor extra gemak en veiligheid.

Question 23

Kalender gebruiken

Accepted Answer

(Let op: de kalender is optioneel en niet voor iedere organisatie beschikbaar.)

Ga naar Kalender om een weekoverzicht te zien van je registraties. Hier zie je per dag bijvoorbeeld:

Woon-werk

Zakelijke reizen

Thuiswerkvergoeding

Dit is de snelste manier om je week te controleren.

Question 24

Kan ik mijn reizen ook classificeren in de app

Accepted Answer

Ja dat kan klik hiervoor op het menu (recht boven) en Selecteer Transacties

Al je reizen en transacties worden nu getoond en zijn mogelijk al automatisch geclassificeerd op bijvoorbeeld woon-werk of zakelijke reis.

Je kan deze classificatie bevestigen of eventueel aanpassen

Doe dit voor de datum die staat aangegeven daarna zijn de reizen definitief geclassificeerd en worden deze verwerkt door de administratie

Question 25

Mijn Gaiyo Card is verloren, gestolen of beschadigd

Accepted Answer

Ga naar “Rapporteer vermiste kaart” in het menu en volg de stappen.

Je kaart wordt direct geblokkeerd

Er wordt automatisch een nieuwe kaart aangevraagd

Je kan tijdelijk reizen met e-tickets in de Gaiyo App

Question 26

Overzicht van het portal

Accepted Answer

Na het inloggen zie je links het menu met de belangrijkste onderdelen:

Kalender – een visueel weekoverzicht van je registraties (optioneel)

Declaraties – overzicht van je declaraties en woon-werkregistratie

Transacties – overzicht van al je reizen en kosten

Boekingen – geplande reizen (indien beschikbaar)

Rapporteer vermiste kaart – om een probleem met je Gaiyo Card te melden

Via dit menu navigeer je eenvoudig door het portal.

Question 27

Reizen aanpassen (classificeren)

Accepted Answer

Reisdoel wijzigen

Ga naar Transacties en open de reis die je wilt aanpassen. Klik op “Bewerk” bij Reisdoel specificaties en kies de juiste classificatie.

Klik daarna op “Bewaar” om de wijziging op te slaan.

Waarom classificeren belangrijk is

De classificatie bepaalt hoe je reis wordt verwerkt voor:

Vergoedingen

Declaraties

Rapportages

Door je reizen correct te classificeren voorkom je fouten.

Question 28

Reizen bekijken en controleren

Accepted Answer

Reizen bekijken via Transacties

Ga naar Transacties in het menu. Hier zie je een overzicht van al je reizen, inclusief:

Datum

Product (bijvoorbeeld NS - Trein, Bus of Metro)

Rit (van en naar locatie)

Bedrag

Reisdoel (zoals Zakelijk of Woon-werk)

Klik op een reis om de details te openen.

Details van een reis bekijken

Wanneer je een reis opent, zie je:

Reisdoel specificaties

Datum & tijd

Kosten

Rit details

Via de knop “Bewerk” kun je de reis aanpassen.

Question 29

Reizen inzien in de Gaiyo Portal

Accepted Answer

1. Hoe kan ik mijn gemaakte reizen in de Gaiyo Portal zien?

Door in te loggen op de Gaiyo Portal krijg je toegang tot jouw persoonlijke reisoverzicht. Hier zie je alle transacties die je hebt gedaan met jouw Gaiyo Card, budget of boekingen via Gaiyo.

2. Welke informatie zie ik bij mijn reizen?

In het reisoverzicht vind je:

Datum en tijd van de reis.

Het gebruikte vervoermiddel (bijv. trein, bus, deelauto, fiets, scooter).

De kosten en de betaalwijze (bijv. werkgeversbudget, declaratie of eigen betaling).

3. Kan ik mijn reizen filteren of zoeken?

Ja, in de Portal kun je je reizen eenvoudig filteren op periode, status of categorie. Dit maakt het overzichtelijker en helpt bij declaraties of rapportages.

4. Wat zien werkgevers of beheerders van mijn reizen?

Werkgevers hebben inzicht in de zakelijke reizen die via de Gaiyo Portal zijn gemaakt, in lijn met de afspraken binnen jouw organisatie.

Gegevens worden altijd verwerkt volgens de AVG-richtlijnen en alleen gedeeld met je werkgever voor zover dit nodig is voor administratie, HR- of Payroll-doeleinden.

5. Hoe actueel is het reisoverzicht?

Reizen die je met je Gaiyo Card maakt, verschijnen automatisch in de Portal zodra de transactie door de vervoerder is verwerkt.

Boekingen via de Gaiyo App worden vrijwel direct zichtbaar in de Portal.

Kortom: in de Gaiyo Portal vind je een volledig en actueel overzicht van al je zakelijke reizen, inclusief kosten, betaalwijze en duurzaamheidsinzichten.

Question 30

Vergeten uit te checken of rit is nog niet zichtbaar

Accepted Answer

Het kan voorkomen dat je een reis hebt gemaakt, maar deze nog niet terugziet in je overzicht onder Transacties.

Melding in het portal

Wanneer je een check-out mist, zie je bij de betreffende reis een melding “Uitcheck gemist”.

Je krijgt hier twee opties:

“Markeer als opgelost”

“Meld bij uitcheckgemist.nl”

Vergeten uitcheck oplossen

Klik op “Meld bij uitcheckgemist.nl” en corrigeer je reis via:

Melding afronden

Heb je je check-out gemeld?

Ga terug naar het portal en klik op “Markeer als opgelost”. De melding verdwijnt daarna uit je overzicht.

Wanneer wordt mijn rit zichtbaar?

Normale rit: binnen 2 dagen

Vergeten uit te checken: binnen maximaal 23 dagen

Staat je rit daarna nog niet in je overzicht? Neem contact op met support.

Question 31

Wat is de Gaiyo Portal?

Accepted Answer

De Gaiyo Portal is jouw persoonlijke online gebruikersomgeving binnen Gaiyo. Het portaal geeft jou in één overzicht toegang tot al jouw mobiliteitsopties, reisgegevens en (indien van toepassing) de producten en budgetten die je via je werkgever tot je beschikking hebt.

Je kunt de Gaiyo Portal bereiken via de “Mijn Gaiyo” knop rechtsboven op de Gaiyo Homepage.

Wat kan ik doen in de Gaiyo Portal?

In de Portal kun je onder meer:

Boekingen maken en beherenReserveer of wijzig jouw boekingen van auto’s en taxi’s.

Reistransacties inzienBekijk een volledig overzicht van je gemaakte reizen, inclusief kosten, van gebruikte vervoermiddelen.

Gaiyo Card beherenZie jouw kaartgegevens die gekoppeld zijn aan jouw account. Met de Gaiyo Card reis je zorgeloos met het openbaar vervoer en diverse andere mobiliteitsdiensten.

Werkgeversbudget raadplegenAls jouw werkgever je een Gaiyo Budget heeft toegekend, zie je hier je saldo, transacties en de voorwaarden voor gebruik.

Kilometerdeclaraties indienenLeg eenvoudig woon-werk- en zakelijke kilometers vast en dien deze direct in bij je werkgever.

Woon/werk registratiesRapporteer een voudig en snel je woon/werk reizen en thuiswerkdagen met de Gaiyo woon/werk kalender.

Rapportages en administratieKrijg inzicht in je reisgedrag en, voor werkgevers, verzamelrapportages over medewerkersreizen voor HR- en Payroll-ontlasting.

Voor wie is de Gaiyo Portal bedoeld?

De Gaiyo Portal is ontwikkeld voor:

Medewerkers met een Gaiyo-abonnement of budget via hun werkgever.

Werkgevers en beheerders: organisaties die mobiliteit faciliteren en beheren via het Gaiyo Werkgevers Portal.

Wat zijn de voordelen van de Gaiyo Portal?

Alle mobiliteit in één platform: van OV tot deelauto’s, van deel(bak)fiets tot taxi.

Gebruiksgemak: boek, wijzig of declareer al je reizen vanuit één omgeving.

Duurzaamheid: inzicht in CO₂-uitstoot en de mogelijkheid om duurzamer te reizen.

Financieel overzicht: één centrale plek voor kosten, budgetten en declaraties.

Werkgevers ontzorgd: integratie met HR- en Payroll-processen, zodat administratie rondom mobiliteit wordt geminimaliseerd.

Hoe verschilt de Gaiyo Portal van de Gaiyo App?

De Gaiyo App is gericht op onderweg zijn: boeken, plannen en direct reizen.

De Gaiyo Portal is gericht op beheer en overzicht: transacties, budgetten, declaraties en administratie.

Samen vormen ze een compleet ecosysteem voor persoonlijke en zakelijke mobiliteit.

Hoe draagt de Gaiyo Portal bij aan duurzame mobiliteit?

Inzicht in CO₂-uitstoot van jouw reizen.

Stimulering van deelmobiliteit in plaats van privéauto’s.

Ondersteuning van werkgevers bij het uitvoeren van duurzaam mobiliteitsbeleid, zoals minder parkeerdruk en meer gebruik van OV of fiets.

Question 32

Hoe kan ik inzicht krijgen in mijn Gaiyo Budget?

Accepted Answer

Op de pagina reisgegevens worden de verschillende uitgave in een totaal bedrag getoond. Onder de uitgaven vallen wellicht ook kosten die niet met jouw budget worden verrekend, zoals bijvoorbeeld eventuele maandfee's die door jouw werkgever worden betaald.

Question 33

Hoe werkt het Gaiyo Budget met de Gaiyo Card?

Accepted Answer

Reiskosten die geregistreerd worden op jouw Gaiyo Card worden automatisch verrekend met jouw Gaiyo Budget. Het resterende budget per maand en per jaar zie je terug in het dashboard van jouw Gaiyo Portal. De transacties zie je terug in jouw transactieoverzicht.

Question 34

Hoe werkt het Gaiyo Budget met kilometerdeclaratie?

Accepted Answer

Maak je naast een budget ook gebruik van kilometerdeclaratie? In dat geval worden de door jouw gedeclareerde kilometers netto door jouw werkgever vergoed. De kosten worden ook weer verrekend met jouw budget.

Question 35

Hoe werkt het Gaiyo Budget?

Accepted Answer

Met het Gaiyo Budget krijg je van jouw werkgever een maandbudget voor alle zakelijke mobiliteit. In de Gaiyo Portal beheer je zelf het budget waaruit jouw reiskosten worden betaald. Daarnaast bepaal je zelf hoe de zakelijke kilometers worden afgelegd.

Question 36

Wat als ik mijn Gaiyo Budget niet volledig gebruik?

Accepted Answer

Op basis van afspraken met jouw werkgever maken wij elk jaar, maand of kwartaal een eindafrekening op van jouw budget. Deze eindafrekening wordt verstrekt aan jouw werkgever voor het uitbetalen van een eventueel resterend budget.

Question 37

Wat is het Gaiyo Mobility Budget?

Accepted Answer

Het Gaiyo Mobility Budget is een fiscaal voordelig alternatief voor de leaseauto, waarbij je jouw budget zelf beheert en van waaruit jouw reiskosten worden betaald.

Question 38

Wat zijn de voordelen van een Gaiyo Budget?

Accepted Answer

Het Gaiyo Budget kent veel voordelen voor jou als Gaiyo User.

Geen fiscale bijtelling op het Gaiyo Budget.

Volledige vrijheid en flexibiliteit in de wijze waarop zakelijk wordt gereisd.

Resterend budget kan worden uitgekeerd als brutovergoeding.

Question 39

De aangewezen plek van mijn Greenwheels-auto is bezet – wat nu?

Accepted Answer

Parkeer de auto zo dicht mogelijk bij de aangewezen plek, binnen het toegewezen station of gebied.

Vermijd invalidenplaatsen, laad- en loszones, trottoirs, in- en uitgangen of andere plekken waar je verkeer of voetgangers hindert.

Parkeer alleen op legale openbare plaatsen; bij een betaalzone controleer je of je binnen het juiste vergunninggebied staat (te vinden in je boekingsinformatie).

Bel direct het Greenwheels-team of de Gaiyo klantenservice via via 088‑527 2850. Zij kunnen zo de situatie registreren en de volgende gebruiker helpen.

Deze stappen zorgen ervoor dat je rit goed wordt afgesloten en dat iedereen op de hoogte is van de afwijkende parkeersituatie.

Question 40

Hoe beëindig ik de huur van een Greenwheels-auto via Gaiyo?

Accepted Answer

Let op: Greenwheels-auto’s moeten altijd teruggebracht worden naar hun vaste parkeerplek, deplek vanwaar je ze hebt opgehaald. Elke auto heeft een eigen, vaste locatie die ook zichtbaar is in de app.

Stappen om de rit correct af te sluiten:

Parkeer de auto op de aangewezen parkeerplaats, binnen de daarvoor bedoelde locatie.Zorg dat de auto minimaal voor ¼-tank brandstof terugkeert, of bij een elektrische auto aangesloten aan het laadstation .

2. Open de Gaiyo-app en tik op je actieve Greenwheels-reservering in het dashboard.

3. Tik op ‘Beëindig verhuur’.

4. Doorloop de instructies:

Sluit sleutel, brandstof- of laadkaart op de juiste plek (handschoenenvak/on-board computer).

Zet ramen, deuren en verlichting uit.

Tik op ‘Beëindig rit’ om de auto af te sluiten via de app.

6. Na afsluiting ontvang je direct een bevestiging en wordt de rit gefactureerd; je boekingsgeschiedenis vind je onder Menu → Wallet → Transacties.

Waarom is terugbrengen naar de originele locatie verplicht?

Elke Greenwheels-auto heeft een eigen vaste plek voor uitgifte en inname; dit verzekert beschikbaarheid voor alle gebruikers .

Question 41

Hoe boek ik een Greenwheels-auto via de Gaiyo-app?

Accepted Answer

Volg deze stappen om eenvoudig een Greenwheels-deelauto te reserveren:

Open de Gaiyo-app en tik op het oranje kaart-icoon naast “Auto” op het dashboard.

2. Zoek op de kaart naar een Greenwheels-auto in jouw regio (zoomniveau beïnvloedt je overzicht).

3. Tik op de auto in de lijst – herkenbaar aan het kenteken en merk.

4. Bekijk details zoals locatie, tarieven en voorwaarden. Druk op “Boek” om te bevestigen.

5. Selecteer gewenste huurperiode (minimaal 1 uur) en kies eventueel een prepaid kilometerpakket.

6. Controleer je gegevens en tik op “Bevestig” om de reservering af te ronden.

7. Na boeken zie je de reservering direct in je dashboard bij ‘Actueel’. Voor reserveringen op een toekomstige datum vind je deze via ‘Kaartjes & Reserveringen’.

Question 42

Hoe open ik een Greenwheels-auto en start ik de reservering via Gaiyo?

Accepted Answer

Volg deze stappen om je Greenwheels-autorit succesvol te starten:

Open de Gaiyo-app en tik op je actieve reservering op het dashboard.

2. Tik op “Start rit” om het voertuig te ontgrendelen via de app.

3. Ontvang prompt je persoonlijke PIN, juíst als de auto recent is geüpgraded. Voer deze in via de app of het in-car display om auto en sleutel-/kaarthouder te ontgrendelen.

4. Haal de sleutel, brandstof- of laadkaart uit de houder in het handschoenenkastje.

5. Is de auto uitgerust met een Bluetooth‑ontgrendeling (zoals VW ID.3)? Zorg dan dat je Bluetooth aanstaat op je telefoon.

6. Start de motor of zet de auto in Drive, afhankelijk van het type voertuig.

In één overzicht

ActieWat je moet doenReservering openenTik op ‘Start rit’ in de Gaiyo-appOntgrendeling verkrijgenOntvang en gebruik de PIN (of Bluetooth ontgrendeling)Sleutel & kaart pakkenNeem deze uit de houder in het dashboardkastjeMotor startenGebruik sleutel of automatische ontgrendeling via app

Question 43

Hoe tank ik een Greenwheels-auto via Gaiyo?

Accepted Answer

Greenwheels-auto’s zijn uitgerust met een tankpas in het dashboardkastje, waarmee je kunt gratis tanken in Nederland als je ten minste ¼ tank brandstof over hebt aan het einde van je rit. Volg deze stappen:

Open de Gaiyo-app, ga naar je actieve rit.↳ De app toont de PIN-code van de tankpas.

Pak de tankpas uit de boordcomputer of uit de sleutel-/pas-houder in het dashboardkastje. Alle auto's rijden op E10 benzine, behalve de Caddy bestelbus (B7 diesel).

Noteer de kilometerstand in de app voordat je tankt. Dit is nodig voor de transactie.

Open de tankdop: gebruik de sleutel die je van Greenwheels hebt gekregen. Draai een halve slag naar links om deze los te halen.

Tanken:

Bij onbemand station: steek de tankpas in en volg de instructies, inclusief de PIN en de kilometerstand. Kies 'Nee' op 'vervangend vervoer' en tank volledig.

Bij bediend station: tank eerst, betaal dan binnen met de pas (inclusief PIN en kilometerstand).

Sluit de tankdop en berg de tankpas weer veilig op in de dashboardkast- of pas-/sleutelhouder.

Waarom tanken?

Zorg dat er minimaal ¼ tank overblijft bij inlevering om boetes te voorkomen

Tanken is inbegrepen in je ritprijs, dus kosteloos via tankpas

Question 44

Ik kan niet meer verder rijden—wat moet ik doen met een Greenwheels-auto via Gaiyo?

Accepted Answer

Als je onderweg stopt omdat de auto niet meer doorrijdt of alarmen geeft, volg dan direct deze stappen:

Zoek een veilige stopplek

Zet de auto zodanig dat je jezelf veilig achter de vangrail kunt plaatsen als je op de snelweg staat.

Bel meteen Greenwheels voor pechhulp

Greenwheels is 24/7 bereikbaar via 088 2100 100

Bel 112 bij calamiteiten

Neem bij gevaarlijke situaties zoals ongelukken, vuur of ernstig letsel onmiddellijk contact op met 112.

Volg de instructies op

Geef je locatie en omschrijf wat je ervaart; Greenwheels of hulpdiensten schakelen de juiste hulp in voor reparatie, sleepdienst of assistentie.

Question 45

Mag ik met een Greenwheels-auto naar het buitenland via Gaiyo?

Accepted Answer

Zeker! Je kunt zonder speciale toestemming reizen binnen Europa (inclusief het Verenigd Koninkrijk). Buiten Europa is reizen alleen mogelijk met voorafgaande toestemming van Greenwheels .

Wat je moet weten voor je roadtrip:

Tanken of laden in het buitenland:

Je Greenwheels-tank- of laadpas werkt alleen in Nederland.

Tank/lad zelf en declaratie van bonnen is mogelijk via je profiel, de kosten worden verrekend met je factuur .

Milieuzones en vignetten:

Veel landen hebben milieuzones of tolvignetten vereist. Greenwheels-auto’s zijn niet standaard uitgerust met deze stickers.

Regel zelf tijdig je vignet of milieusticker via bijvoorbeeld de ANWB .

Winterbandenmet regelgeving:

In Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk, Italië, Noorwegen, Zweden en Finland zijn tijdens winterse omstandigheden (sneeuw, ijs) winterbanden verplicht.

Greenwheels-auto's zijn uitgerust met all-season banden met 3PMSF symbool, maar hebben geen winterbanden – houd daar rekening mee .

Pechdiensten en wegenhulp:

ANWB-pechhulp is beschikbaar in Europese landen. Bij pech kun je 24/7 contact opnemen met ANWB Wegenwacht via +31 10 411 31 21

Question 46

Mag ik met een niet‑Nederlands rijbewijs gebruikmaken van Greenwheels‑auto’s via Gaiyo?

Accepted Answer

Ja, dat kan. Om een Greenwheels-auto te gebruiken via Gaiyo moet je:

Minimaal 18 jaar zijn.

Een geldig autorijbewijs (B) hebben uit:

Een EU-land, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland,

Óf een internationaal rijbewijs, dat je samen met je nationale rijbewijs moet tonen.

Verificatieproces

Je rijbewijs wordt elektronisch geverifieerd in de Gaiyo-app tijdens je aanmelding .

Bij verdacht of ongeldig rijbewijs behoudt Gaiyo/Greenwheels zich het recht voor je te weigeren of je account te blokkeren.

Question 47

Moet ik de Greenwheels-auto terugbrengen naar waar ik hem heb opgehaald?

Accepted Answer

Ja, je moet de Greenwheels-auto altijd terugbrengen naar de vaste, aangewezen parkeerplek vanwaar je hem hebt opgehaald. Elke auto heeft een eigen, vaste inleverlocatie.

Richtlijnen voor inleveren:

Parkeer altijd op de toegewezen plek, zodat er gegarandeerd een plek is voor de volgende gebruiker .

Breng de auto terug met minimaal ¼ tank brandstof, of bij elektrische voertuigen: aangesloten aan het laadstation.

Parkeer op tijd en binnen de toegewezen ruimte om boetes of extra kosten te vermijden .

Question 48

Wat gebeurt er als ik een verkeersovertreding maak met een deelauto via Gaiyo?

Accepted Answer

Als je tijdens je rit met een deelauto een verkeersovertreding maakt (bijvoorbeeld snelheids- of parkeerboete), gelden de volgende regels:

Boete wordt naar jou doorgestuurd

Iedere bekeuring wordt door deelauto aanbieder verrekend via jouw account, omdat je formeel als bestuurder verantwoordelijk bent.

Administratiekosten

Naast de boete komen er administratiekosten bovenop

Question 49

Wat moet ik doen bij een noodgeval of pech met een Greenwheels-auto via Gaiyo?

Accepted Answer

In het geval van pech of een noodsituatie tijdens je rit, volg dan deze duidelijke stappen:

Zorg voor veiligheid:

Stop de auto op een veilige plek, buiten de rijbaan.

Bij pech op de snelweg, verlaat de auto en begeef je achter de vangrail.

Bel direct Greenwheels pechhulp:

Greenwheels is 24/7 bereikbaar via 010 793 39 70 om pechhulp of assistentie te regelen

Bel 112 bij spoed:

Neem bij ernstige situaties zoals ongevallen, brand of persoonlijk letsel direct contact op met 112.

Volg de instructies:

Volg de aanwijzingen van de pechhulpmedewerker.

Noteer de situatie (zoals locatie en symptomen) als dat gevraagd wordt.

Question 50

Welke auto’s heeft Greenwheels beschikbaar via Gaiyo?

Accepted Answer

Greenwheels biedt een gevarieerde vloot van meer dan 2 900 auto’s in 185+ steden, verdeeld over verschillende categorieën:

Compacte stad auto's

Volkswagen up! (brandstofvariant, handgeschakeld) – 4 personen, ca. 600 km bereik

VW e‑Up!, Skoda CITIGOe, Seat Mii electric – volledig elektrisch, automaat, ca. 210–260 km bereik.

Middenklasse

VW Polo (benzine, handgeschakeld) – 5 personen, ca. 650 km bereik

VW ID.3 – 100% elektrisch, automaat, circa 346 km bereik

Stationwagen & bestelbus

VW Golf Variant (benzine, handgeschakeld) – 5 personen, ruime kofferbak

VW Caddy (diesel, handgeschakeld) – 2 personen, veel laadruimte

VW e‑Caddy Maxi – elektrisch bestelbusje, automaat, geschikt voor grotere laadbehoefte

Algemene kenmerken

Alle auto’s zijn uitgerust met ISOFIX, radio, airconditioning, telefoonhouder en pechhulp

Actieradius en specificaties (automaat, laadruimte) per model vermeld in de Gaiyo-app via ‘specificaties’

Question 51

Welke auto’s biedt MyWheels via Gaiyo?

Accepted Answer

MyWheels is de grootste aanbieder van deelauto’s in Nederland en biedt duizenden voertuigen op meer dan 300 locaties, waaronder 185+ steden. De vloot is ingedeeld in drie categorieën:

1. Compact

Kleine stadsauto’s, ideaal voor korte ritten:

Skoda CITIGOe, Citroën C1

Fiat 500, VW e‑Up! – vaak elektrisch, 2‑4 zitplaatsen

2. Comfort/Middenklasse

Ruimere modellen voor langer gebruik:

Renault ZOE, Citroën C3, Opel Corsa

Hyundai Kona of Ford Focus stationwagon

3. Extra/Premium & Speciale voertuigen

Grotere auto's en luxere modellen:

Tesla Model 3 (premium elektrisch)

Stationwagens, bestelbusjes, en andere speciale typen

Elektrische focus & innovatie

Meer dan de helft van de vloot is elektrisch

Binnenkort uitgebreid met honderden Vehicle-to-Grid (V2G)‑auto’s, waaronder elektrische Renaults

Question 52

Heb ik een internetverbinding nodig?

Accepted Answer

Je hoeft alleen online te zijn wanneer je de fiets huurt en wanneer je de huur beëindigt. Zodra dat is gebeurd, kun je genieten van de stad in de offline modus.Je ontgrendelt de fiets met de Gaiyo app, die via Bluetooth verbinding maakt met het slimme slot op de fiets.

Question 53

Hoe beëindig ik mijn Bolt reservering?

Accepted Answer

Ben je gearriveerd op je eindbestemming? Zoek een terugbreng locatie op via de app.

Klik op "Beëindig de huur", doorloop de controlerevragen en zet je fiets op slot om je reservering te beëindigen.

Question 54

Hoe boek ik een BOLT e-bike?

Accepted Answer

Volg onderstaande stappen om een BOLT e-bike te boeken via Gaiyo

1. Open Gaiyo en tik onderin de app op het linker icoontje naast Plan je trip om de QR code scanner te openen.

2. Scan de QR code van de BOLT fiets die je wilt gebruiken.

3. Tik op bevestig om verder te gaan.

4. Gaiyo laat nu het volgende scherm zien met relevante informatie over de BOLT fiets. Hier zie bijvoorbeeld het huidige batterij percentage en het voertuig ID (het 6 cijferige nummer aan de rechterzijde van het scherm). Als je tikt op "Hoe werkt het?" krijg je meer algemene informatie over het huren van een BOLT fiets via Gaiyo. Bij "Prijzen" zie je de standaard rit prijs plus de prijs per gereden minuut. Als je verder naar beneden scrolt zie je jouw huidige locatie en andere BOLT fietsen in de directe omgeving.

5. Tik op "Nu rijden" om verder te gaan.

6. Voer alle controles uit voor je gaat rijden, controleer de fiets op schade en lekke banden. Tik op "OK" om verder te gaan.

7. Als je het volgende scherm ziet ben je klaar om te gaan. Klik op unlock. Stap op en geniet van je rit.

Question 55

Ik kan mijn Bolt e-bike niet ontgrendelen

Accepted Answer

Als je een e-bike niet kunt ontgrendelen vanwege een ander technisch probleem, neem dan contact op met ons Support-team via de app, per mail support@gaiyo.com of bel tijdens kantooruren naar: 0900-662 46 49

Question 56

Ik kan mijn Bolt e-bike rit niet starten of beëindigen.

Accepted Answer

Als je je rit niet kunt starten of beëindigen, zorg er dan voor dat:

Je je bevindt binnen ons operatiegebied en waar parkeren is toegestaan. Gebiedsgrenzen en parkeerverboden worden aangegeven op de kaart in de app

Je een goede internetverbinding hebt en je GPS zijn ingeschakeld.

Als dit uw probleem niet oplost, probeer dan onderstaande:

Sluit Gaiyo af en open Gaiyo opnieuw

Werk de app Gaiyo bij als er een nieuwe app-release beschikbaar is

Werk het besturingssysteem van uw telefoon bij

Start je telefoon opnieuw op

Als niets anders het probleem verhelpt, installeer de app dan opnieuw.

Als je andere technische problemen ondervindt tijdens het starten of beëindigen van je rit, neem dan contact op met ons Support-team via de app via support@gaiyo.com of bel tijdens kantooruren naar: 0900-662 46 49

Question 57

Waar kan ik mijn Bolt e-bike gebruiken en parkeren?

Accepted Answer

Let op de onderstaande gebieden waarin beperkingen worden weergegeven, zie ook op de kaart in de app:

Zone met lage snelheid: De maximale snelheid van de e-bike is beperkt

Geen parkeerzone: De snelheid kan beperkt zijn en parkeren is niet toegestaan. Het rijden met de e-bike in de rode zone is toegestaan. Als je de e-bike in dit gebied achterlaat, kun je een boete krijgen

No-go-gebied: In dit gebied rijden of parkeren is niet mogelijk.

Question 58

Ben ik verzekerd bij gebruik van een Check‑scooter via Gaiyo?

Accepted Answer

Ja, alle Check-deelscooters zijn WA-verzekerd, wat betekent dat schade aan derden tijdens je rit standaard is gedekt. Houd er wel rekening mee met het eigen risico bij schade:

WA-verzekering

Dekking tot schade aan derden (personen of spullen)

Eigen risico van € 500 per schadegeval, dat verrekend wordt bij claims via de verzekering van Check .

Schadekosten tot € 1.220.000 (zaakschade) en € 6.070.000 (letsel) zijn verzekerd, conform polisvoorwaarden

Wanneer geldt het eigen risico?

Bij botsingen, parkeerschade of schade tijdens de rit waarbij jij aansprakelijk wordt gesteld

Bij nalatig gebruik (bijvoorbeeld niet goed opstappen of schorsing niet goed vastzetten), kan het eigen risico oplopen tot € 1.500.

Schade door opzet of grove schuld is niet verzekerd; je blijft dan volledig aansprakelijk

Question 59

Heb ik een rijbewijs nodig om een scooter via Gaiyo te gebruiken?

Accepted Answer

Ja, je hebt een geldig rijbewijs nodig om een e‑scooter te reserveren en besturen via Gaiyo. Hiervoor gelden de volgende regels:

Minimale leeftijd: 18 jaar

Geldig rijbewijs:

Bromfietsrijbewijs AM, of

Motorrijbewijs A, of

Autorijbewijs B, of

Equivalent buitenlands rijbewijs (EU/EER)

Je moet het rijbewijs minimaal één jaar in je bezit hebben.

Zonder geldig rijbewijs (AM, A of B) kun je geen scooter reserveren of gebruiken via Gaiyo.

Tijdens de eerste reservering waarbij een rijbewijs noodzakelijk is wordt je automatisch gevraagd om deze in te scannen en te laten valideren door Gaiyo.

Question 60

Hoe beëindig ik de huur van een Check-scooter via Gaiyo?

Accepted Answer

Volg deze stappen om je Check-scooter correct en zonder extra kosten af te sluiten:

Parkeer de scooter binnen het Check-servicegebied, bij voorkeur in een scooter- of bicycle‑vak. Zet de zijstandaard uit zodat deze stabiel staat en geen hinder veroorzaakt.

Open de Gaiyo-app en ga naar ‘Aankopen’ of tik op je actieve rit in ‘Kaartjes en Reserveringen’.

Tik op de knop ‘Beëindig de huur’ onderaan het ritoverzicht.

Let op: afsluiten kan alleen binnen de paarse servicezone. Dit is duidelijk zichtbaar in de app.

Na het drukken van ‘Beëindig de huur’ ontvang je een bevestiging; de rit is nu afgesloten en je betaling verwerkt.

Waarom binnen het servicegebied afsluiten?

Beëindigen buiten het gebied is niet mogelijk, de app toont een foutmelding als je dit probeert.

Rijd je toch weg en parkeer je buiten de zone? Dan kun je alleen pauzeren, en kunnen extra kosten gelden (zoals €0,15/min parkeertarief of relocationkosten)

Question 61

Hoe begint en eindigt een rit met een Check scooter via Gaiyo?

Accepted Answer

Het huren van een Check deelscooter via Gaiyo is eenvoudig en snel geregeld. Volg de stappen hieronder voor een soepele start én een correcte afronding van je rit.

Start je rit

Open de Gaiyo-app en selecteer een beschikbare Check scooter in jouw buurt.

De app navigeert je automatisch naar de juiste locatie.

Zodra je binnen 100 meter van de scooter bent, kun je deze ontgrendelen via de app.

Haal de scooter van de standaard.

Houd de groene knop 2 seconden ingedrukt om de scooter te starten.

Je bent nu klaar om te rijden – veel plezier!

Beëindig je rit

Parkeer de scooter netjes en zonder hinder, volgens de parkeerrichtlijnen.

Klap de zijstandaard uit en zet de scooter stabiel neer.

Open de Gaiyo-app en tik op ‘Beëindig rit’.

Wacht op de bevestiging dat de rit is afgesloten en je betaling is verwerkt.

Let op: je kunt je rit alleen beëindigen binnen het servicegebied. Dit gebied wordt duidelijk weergegeven in de app.

Question 62

Hoe reserveer ik een Check-scooter via Gaiyo?

Accepted Answer

Volg deze eenvoudige stappen om direct een Check-deelscooter te reserveren:

Open de Gaiyo-app en ga naar de sectie ‘Scooterhuur’ of ‘Scooters’ op het dashboard.

2. Scan het kenteken van de scooter met de ingebouwde scanner (via het icoon naast ‘Plan een trip’).

3. De scooter verschijnt in beeld: klik op ‘Ride now’ om te reserveren.

4. Kies of je de rit betaalt met een privé- of zakelijke account .

5. Tik op ‘Start the rental’ om de huurovereenkomst te starten

6. De scooter verschijnt in je dashboard met de melding dat je 10 minuten hebt om bij de scooter te komen .

Tijdens de rit kun je eenvoudig pauzeren of de scooter vergrendelen via hetzelfde scherm.

Question 63

Hoeveel kost het om een Check scooter te gebruiken via Gaiyo?

Accepted Answer

Een rit met een Check deelscooter via Gaiyo is transparant en betaal je per minuut. De kosten zijn als volgt:

Starttarief: € 1,00 per rit

Rijtijd: € 0,35 per minuut

Pauzetarief: € 0,15 per minuut

Tijdens het pauzeren blijft de scooter voor jou gereserveerd, maar tegen een gereduceerd tarief. Pauzeren is handig als je even wilt stoppen, zonder dat iemand anders de scooter kan gebruiken.

Let op:In uitzonderlijke situaties kunnen er extra kosten in rekening worden gebracht, zoals:

Een boete bij onjuist parkeren

Langdurig achterlaten buiten het servicegebied

Misbruik of schade aan de scooter

De exacte voorwaarden en eventuele toeslagen zijn terug te vinden in de gebruikersvoorwaarden van Check. Je ontvangt altijd een ritoverzicht in de Gaiyo app na afloop van je rit.

Question 64

How does a ride with a Check moped via Gaiyo start and end?

Accepted Answer

Renting a Check shared moped via Gaiyo is quick and easy. Follow the steps below for a smooth start and a correct end to your ride.

Start your ride

Open the Gaiyo app and select an available Check moped in your area.

The app will automatically navigate you to the correct location.

Once you are within 100 meters of the scooter, you can unlock it via the app.

Remove the moped from the stand.

Press and hold the green button for 2 seconds to start the moped.

You are now ready to ride – have fun!

End your ride

Park the moped neatly and without causing any obstruction, in accordance with the parking guidelines.

Fold out the side stand and place the moped in a stable position.

Open the Gaiyo app and tap ‘End ride’.

Wait for confirmation that the ride has been completed and your payment has been processed.

Please note: you can only end your ride within the service area. This area is clearly displayed in the app.

Veelgestelde vragen

Vraag het aan Gaiyo

Niet gevonden wat je zocht?

Voor Werkgevers

Ondersteuning

Over Gaiyo