Ja, Gaiyo biedt je ook eigen poolauto’s en/of poolfietsen, naast de al direct beschikbare publieke deelmobiliteit. Heb je al poolauto’s of -fietsen, dan kunnen we die ontsluiten via de Gaiyo App door de juiste techniek toe te passen. Wil je starten met eigen poolmobiliteit, dan kunnen we de volledige dienst aanbieden met auto’s en fietsen. Je reserveert en gebruikt alle voertuigen daarna makkelijk en direct via Gaiyo, en de transacties komen netjes zichtbaar in je reisoverzicht.

Weet je nog niet of poolmobiliteit iets voor jouw bedrijf is? Dan kunnen we optioneel een pilot organiseren van drie tot zes maanden, waarna je kunt besluiten om door te gaan of te stoppen. En is poolmobiliteit (nog) niets voor jou, overweeg dan de mogelijkheid om toch flexibiliteit te bieden aan je medewerkers met publieke deelauto’s of huurauto’s.

Gemakkelijk inloggen scheelt voor medewerkers weer gedoe. Daarom bieden we gebruikers van Gaiyo een Single Sign-On (SSO) oplossing aan. Met je zakelijke account van je werkgever slechts één keer inloggen werkt dan ook bij Gaiyo. Een veelgebruikte methode hiervoor werkt via AzureAD.

Meer weten over hoe we SSO voor jouw medewerkers mogelijk maken? Neem contact op met ons!

Ja, Gaiyo biedt een complete oplossing voor het declareren van reiskosten, kilometers en thuiswerkdagen. Als werkgever stel je zelf de vergoedingen vast op basis van je mobiliteitsregeling. Wij richten dit vervolgens volledig in binnen het platform.

Wil je bijvoorbeeld fietsen extra stimuleren of een andere vergoeding bieden voor thuiswerkdagen? Geen probleem – Gaiyo ondersteunt variabele vergoedingen per vervoermiddel of werklocatie.

Medewerkers voeren hun reizen of thuiswerkdagen eenvoudig in via de Gaiyo App of Werkgeversportal. Alle data – zowel gedeclareerd als automatisch geregistreerd via onze app of kaart – komt samen in één overzicht. Dit maakt niet alleen de verwerking richting payroll eenvoudig, maar helpt je ook om te voldoen aan de CO₂-registratieplicht.

Bij Gaiyo staat privacy voorop. We werken volledig volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en hanteren de principes van privacy by design en privacy by default. Dat betekent dat we alleen persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn, en uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Zakelijke mobiliteit en privégebruik worden strikt van elkaar gescheiden. Privéreizen die via Gaiyo worden geregistreerd, zijn niet zichtbaar voor de werkgever. Alleen wanneer hierover expliciete afspraken zijn gemaakt – bijvoorbeeld voor fiscale verrekening – wordt er beperkt inzicht gegeven, en dan uitsluitend op transactiebedrag, niet op reisdetails.

Ontvangen wij persoonsgegevens namens een werkgever, dan is er altijd een verwerkersovereenkomst van toepassing. Daarmee borgen we de privacy van medewerkers juridisch en organisatorisch.

Meer weten? Bekijk ons Privacy Statement en de Algemene Voorwaarden.

Voorkomen is beter dan genezen. Voorkomen is in dit geval vooraf goed uitleggen aan medewerkers wat de spelregels binnen de mobiliteitsregeling zijn. Uiteraard kunnen we daarin ondersteunen. Eenmaal dat medewerkers reizen gaan we altijd uit van goede trouw; wij bepalen immers niet of iemand rechtmatig reist of niet. En als de reis eenmaal is gemaakt, dient deze ook altijd betaald te worden. Wat we dan doen is inzicht en overzicht bieden in reizen die “afwijken”, bv. een treinreis in het weekend of de avonduren. Wanneer iets afwijkt bepalen we vooraf samen bij het implementeren van de mobiliteitsregeling. Als werkgever zie je vanuit de rapportages welke reizen mogelijk onrechtmatig zijn geweest, en kun je met de betreffende medewerker in gesprek.

Fiscaliteit is een belangrijk en ook ingewikkeld onderwerp. Diverse keuzes in een mobiliteitsregeling hebben telkens andere gevolgen voor de fiscale verrekening en daarmee ook voor de bruto/netto vergoeding voor medewerkers. Mobiliteitsbudgetten, de hoogte van de kilometervergoedingen, evt. een OV abonnement via de Gaiyo Card en mogelijke bijtelling van leaseauto of privé gebruik van een poolauto; samen met jou als werkgever kijken we wat de mobiliteitsregeling is en welke gegevens we daarvoor aan moeten leveren. Als werkgever kun je daarna in je payrollsysteem de juiste verwerkingen doen, zodat ook de fiscaliteit goed is ingevuld.

Ja, dat kan. Bedrijventerreinen zijn vaak met de auto wel goed bereikbaar, maar de aansluiting op het openbaar vervoer kan beter. Juist met de combinatie van deelfietsen of deelscooters in aanvulling op de trein, wordt jouw bedrijventerrein weer aantrekkelijker en reizen alle medewerkers en bezoekers ook net weer duurzamer. Samen met aanbieders kunnen we die mogelijkheid organiseren. Dit doen we al op meerdere plekken, bv. in Utrecht bij bedrijventerrein Lage Weide, Papendorp en Wetering-Haarrijn en Eindhoven bij de High Tech Campus. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!

Ja, dat is mogelijk. Je eigen mobiliteitsregeling is daarin het vertrekpunt. We vertalen die naar ons systeem, met de juiste instellingen en toegang per gebruiker, vaak op basis van vooraf vastgestelde groepen of profielen. Daarnaast vertalen we jouw vergoedingsbeleid naar ons systeem, waardoor je de gemaakte reizen van medewerkers met eigen vervoer kunt vergoeden en bv. ook de fiets (als duurzame en gezonde optie) meer kunt vergoeden dan een benzineauto. Ook hierbij geldt weer dat de mogelijkheid om te declareren alleen beschikbaar is, als je dat voor die gebruikersgroep aanzet. Zo kunnen we heel specifiek diverse diensten aan en uit zetten en medewerkers de optimale dienst bieden zoals jij dat in je mobiliteitsregeling voor ogen hebt.

Ja, dat kan. Voor organisaties met veel medewerkers of complexe mobiliteitsvragen kan een pilot juist een slimme eerste stap zijn. Samen met een geselecteerde groep gebruikers testen we in de praktijk hoe Gaiyo aansluit op jullie wensen en processen.

Een pilot helpt bij het creëren van draagvlak, het verzamelen van waardevolle feedback en het optimaliseren van de uiteindelijke inrichting. Zeker bij een nieuwe mobiliteitsregeling of verandertraject biedt dit houvast.

Op basis van de pilotresultaten begeleiden we je vervolgens naar een bredere uitrol, afgestemd op jouw organisatie.

Ja, Gaiyo ondersteunt koppelingen met HR- en payrollsystemen om processen rondom mobiliteit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. We bieden diverse integratieopties, afgestemd op de systemen die jouw organisatie gebruikt.

Bijvoorbeeld via een API-koppeling, waarmee mutaties zoals in- en uitdiensttreding automatisch worden verwerkt. Ook kunnen we periodieke exportbestanden uitlezen en verwerken – zoals medewerkersgegevens, kostenplaatsen of declaraties – zodat deze direct aansluiten op jouw loonadministratie of HR-systeem.

Veelgebruikte oplossingen zoals AFAS, Nmbrs, Workday en SAP ondersteunen we al, maar ook maatwerk is mogelijk. Hiermee minimaliseren we handmatige handelingen en voorkom je fouten of dubbele invoer.

Wil je Gaiyo integreren in jouw bestaande IT- en HR-omgeving? We denken graag met je mee over de beste aanpak.