Veelgestelde vragen
Zoek je het antwoord op een vraag? Veel vragen zijn ons al eens eerder gesteld. Deze hebben we met de antwoorden op een rij gezet. Misschien staat jouw vraag er ook tussen.
Geïnteresseerd in Gaiyo? Bekijk de veelgestelde vragen
Algemeen
Kunnen jullie ook een mobiliteitsscan doen van ons bedrijf? En ons advies geven over ons mobiliteitsbeleid?
In een vrijblijvende kennismaking leren we graag meer over jouw bedrijf en huidige mobiliteitsregeling. Hoe is die nu globaal opgebouwd, welke reizen worden nu vooral gemaakt en welke kant wil je op? Gaan we dan met elkaar aan de slag, dan kunnen we een uitgebreide mobiliteitsscan doen. We kijken naar het huidige reisgedrag, de reiskosten en vergoedingen en gebruikte systemen. Ook het bekijken van hoe een fietsenstalling en parkeerplek nu functioneert maakt onderdeel uit van de scan. Optioneel is ook een enquête onder medewerkers mogelijk, waarin we vragen naar hun ervaringen en wensen. Met die informatie helpen we je om je mobiliteitsbeleid vorm te geven en te vertalen naar de juiste configuratie van ons systeem.
Meer weten of direct van start? Neem contact met ons op!
Kan ik ook beginnen met een pilot voor een kleine groep medewerkers?
Bestaat jouw organisatie uit veel werknemers en vind je het spannend om in één keer over te gaan? In sommige gevallen biedt een pilot uitkomst. Onze ervaring leert dat je zo snel de eerste stappen zet, samen met je medewerkers. Ook bij een voorgenomen nieuwe mobiliteitsregeling of specifieke vragen kan een pilot net dat beetje comfort geven. Meer weten over hoe we klanten van pilot naar uitrol helpen? Neem hier contact met ons op.
Bieden jullie volledige declaratiemogelijkheden voor reiskosten, kilometers en thuiswerken? Hoe stellen we daar de juiste vergoedingen voor in?
Ja, en zelfs meer. Voor de reiskosten, kilometers en thuiswerken bepaal je als werkgever vanuit je mobiliteitsregeling zelf welke vergoedingen je geeft. We stellen dat in ons platform daarna voor jou in. Zo kun je bijvoorbeeld fietsen stimuleren door daar een hogere vergoeding voor te geven. In de Gaiyo App of in de Portal voeren medewerkers vervolgens hun reizen of thuiswerkdagen in. Voordeel voor jou als werkgever is dat je van alle woon-werk en zakelijke reizen, zowel met declaraties als de direct betaalde reizen via de App of Card, een compleet overzicht krijgt voor de CO2 registratieplicht.
Lees hier meer over onze declaratiemodule.
Kunnen mijn medewerkers ook privé gebruikmaken van mobiliteitsdiensten?
Ja, en dat ook privacy vriendelijk! Met de Gaiyo App kunnen medewerkers per rit vooraf aangeven of het zakelijk, woon-werk of privé is. In de app of in het portal zie je een overzicht van de gemaakte ritten. Privé ritten betalen medewerkers normaliter uit hun eigen wallet. Deze ritten worden vanwege privacy niet getoond in het werkgeversportaal.
We ondersteunen ook de nieuwe fiscale regeling, waarbij werkgevers hun medewerkers fiscaal vriendelijk gebruik kunnen laten maken van ons OV-abonnement.
Kunnen jullie integreren met ons HR en/of payrollsysteem?
Ja, dat kan. We bieden meerdere mogelijkheden om op directe en eenvoudige wijze gegevens uit te wisselen met een HR systeem, bij in- of uitdienst van een medewerker. Bv. met een API koppeling of frequente exportbestanden die we geautomatiseerd inlezen. Ook met een payrollsysteem kunnen we desgewenst koppelen met frequente bestanden of een API.
Kunnen we per bedrijf/ bedrijfsonderdeel/ kostenplaats een aparte factuur krijgen?
Dat kan. Geef dit door aan je contactpersoon bij Gaiyo en wij maken het voor je in orde.
Kan ik Gaiyo in NL en BE gebruiken voor mijn medewerkers?
Ja zeker. In heel Nederland kunnen medewerkers gebruikmaken van de Gaiyo App en Card. Van deelvervoer tot parkeren, en van laden tot en met autowassen. In België zijn we aan het groeien en bieden we ook al wat mogelijkheden. Neem hiervoor contact met ons op.
Ik heb meer vragen.. wat moet ik doen?
Je kunt altijd in onze supportartikelen zoeken of het antwoord op je vraag ertussen staat. Niet gevonden? Mail je vraag naar support@gaiyo.com of bel tijdens kantooruren naar 088-5272850.
Privacy en toegang
Bieden jullie ook SSO voor onze medewerkers?
Gemakkelijk inloggen scheelt voor medewerkers weer gedoe. Daarom bieden we gebruikers van Gaiyo een Single Sign-On (SSO) oplossing aan. Met je zakelijke account van je werkgever slechts één keer inloggen werkt dan ook bij Gaiyo. Een veelgebruikte methode hiervoor werkt via AzureAD.
Meer weten over hoe we SSO voor jouw medewerkers mogelijk maken? Neem contact op met ons!
Wat doen jullie aan security?
Informatiebeveiliging is voor ons zeer belangrijk. De risico’s van een slechte informatiebeveiliging zijn immers erg groot, met de kans op datalekken als gevolg. Een datalek heeft directe financiële gevolgen, de privacy is direct in het geding en de bedrijfsreputatie van jou als klant lijdt eronder. Daarom hebben we scherp in beeld hoe, waar en welke gegevens worden bewaard, wie daarbij kan en waarom. Ook hebben we duidelijke afspraken over wat we doen als onverhoopt toch een lek of hack wordt gevonden. Om dit te borgen zorgen we voor de juiste certificeringen bij Gaiyo.
Hoe gaan jullie om met privacy van medewerkers?
Gaiyo werkt volgens de AVG en hanteert de uitgangspunten van ‘privacy by default’ en ‘privacy by design’. Persoonsgegevens die we niet nodig hebben, vragen en verzamelen we niet en persoonsgegevens worden alleen gebruikt waar ze voor verzameld worden. Belangrijk is dat we daarmee ook privé en zakelijk/woon-werk van elkaar scheiden. Een reis die als privé wordt aangemerkt in Gaiyo, is niet zichtbaar voor de werkgever, tenzij daar expliciet andere afspraken met de medewerker over zijn gemaakt, bijvoorbeeld vanwege fiscaal vriendelijke verrekening. Ook in dat geval ziet de werkgever alleen het bedrag, niet de details van de reis. Wanneer we informatie van de werkgever ontvangen ligt daar altijd een verwerkersovereenkomst aan ten grondslag.
Hier vind je ons Privacy Statement en de (Algemene) Voorwaarden.
CO2
Wat voor diensten bieden jullie aan voor de CO2 registratieplicht?
De CO2-registratieplicht komt eigenlijk neer op het registreren van kilometers van zakelijke reizen en mogelijk ook woon-werkverkeer. Jouw medewerkers kunnen met de Gaiyo App hun ritten bijhouden, die wij vervolgens omzetten naar de juiste gegevens voor de registratieplicht. Reizen ze met de Gaiyo Card of een van de vele aangesloten mobiliteitsdiensten, dan zijn die als reistransactie ook door ons omgezet naar de informatie voor de registratieplicht. Eens per jaar ontvang je van ons automatisch een CO2 rapportage, die je direct kunt gebruiken voor je jaarlijks aangifte via RVO.
Wat moet ik doen voor de CO2 registratieplicht?
In het artikel ‘Klaar voor CO2 registratieplicht met Gaiyo’ hebben wij alles voor je op een rij gezet.
Mobiliteitsbeleid
Ik wil deelmobiliteit op mijn bedrijventerrein kunnen gebruiken. Kunnen jullie dat voor ons organiseren?
Ja, dat kan. Bedrijventerreinen zijn vaak met de auto wel goed bereikbaar, maar de aansluiting op het openbaar vervoer kan beter. Juist met de combinatie van deelfietsen of deelscooters in aanvulling op de trein, wordt jouw bedrijventerrein weer aantrekkelijker en reizen alle medewerkers en bezoekers ook net weer duurzamer. Samen met aanbieders kunnen we die mogelijkheid organiseren. Dit doen we al op meerdere plekken, bv. in Utrecht bij bedrijventerrein Lage Weide, Papendorp en Wetering-Haarrijn en Eindhoven bij de High Tech Campus. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!
Bieden jullie ook poolauto's en/of pool e-bikes?
Ja, Gaiyo biedt je ook eigen poolauto’s en/of poolfietsen, naast de al direct beschikbare publieke deelmobiliteit. Heb je al poolauto’s of -fietsen, dan kunnen we die ontsluiten via de Gaiyo App door de juiste techniek toe te passen. Wil je starten met eigen poolmobiliteit, dan kunnen we de volledige dienst aanbieden met auto’s en fietsen. Je reserveert en gebruikt alle voertuigen daarna makkelijk en direct via Gaiyo, en de transacties komen netjes zichtbaar in je reisoverzicht.
Weet je nog niet of poolmobiliteit iets voor jouw bedrijf is? Dan kunnen we optioneel een pilot organiseren van drie tot zes maanden, waarna je kunt besluiten om door te gaan of te stoppen. En is poolmobiliteit (nog) niets voor jou, overweeg dan de mogelijkheid om toch flexibiliteit te bieden aan je medewerkers met publieke deelauto’s of huurauto’s.
Hoe werkt het met de fiscaliteit van de mobiliteit die we via jullie gebruiken?
Fiscaliteit is een belangrijk en ook ingewikkeld onderwerp. Diverse keuzes in een mobiliteitsregeling hebben telkens andere gevolgen voor de fiscale verrekening en daarmee ook voor de bruto/netto vergoeding voor medewerkers. Mobiliteitsbudgetten, de hoogte van de kilometervergoedingen, evt. een OV abonnement via de Gaiyo Card en mogelijke bijtelling van leaseauto of privé gebruik van een poolauto; samen met jou als werkgever kijken we wat de mobiliteitsregeling is en welke gegevens we daarvoor aan moeten leveren. Als werkgever kun je daarna in je payrollsysteem de juiste verwerkingen doen, zodat ook de fiscaliteit goed is ingevuld.
Gaiyo portal
Kan ik bepaalde mobiliteitsdiensten per medewerker aan/uit zetten?
Ja, dat is mogelijk. Je eigen mobiliteitsregeling is daarin het vertrekpunt. We vertalen die naar ons systeem, met de juiste instellingen en toegang per gebruiker, vaak op basis van vooraf vastgestelde groepen of profielen. Daarnaast vertalen we jouw vergoedingsbeleid naar ons systeem, waardoor je de gemaakte reizen van medewerkers met eigen vervoer kunt vergoeden en bv. ook de fiets (als duurzame en gezonde optie) meer kunt vergoeden dan een benzineauto. Ook hierbij geldt weer dat de mogelijkheid om te declareren alleen beschikbaar is, als je dat voor die gebruikersgroep aanzet. Zo kunnen we heel specifiek diverse diensten aan en uit zetten en medewerkers de optimale dienst bieden zoals jij dat in je mobiliteitsregeling voor ogen hebt.
Hoe kunnen jullie onrechtmatig gebruik (bv. buiten kantoortijden met het OV reizen) detecteren en rapporteren?
Voorkomen is beter dan genezen. Voorkomen is in dit geval vooraf goed uitleggen aan medewerkers wat de spelregels binnen de mobiliteitsregeling zijn. Uiteraard kunnen we daarin ondersteunen. Eenmaal dat medewerkers reizen gaan we altijd uit van goede trouw; wij bepalen immers niet of iemand rechtmatig reist of niet. En als de reis eenmaal is gemaakt, dient deze ook altijd betaald te worden. Wat we dan doen is inzicht en overzicht bieden in reizen die “afwijken”, bv. een treinreis in het weekend of de avonduren. Wanneer iets afwijkt bepalen we vooraf samen bij het implementeren van de mobiliteitsregeling. Als werkgever zie je vanuit de rapportages welke reizen mogelijk onrechtmatig zijn geweest, en kun je met de betreffende medewerker in gesprek.
Welke informatie, rapportages en/of dashboard bieden jullie aan?
Je krijgt van ons altijd alle beschikbare details van een reistransactie in een maandelijks overzicht (behalve van de privé ritten natuurlijk). Deze transactieoverzichten kun je eenvoudig zelf in een eigen omgeving importeren en verwerken met andere gegevens om je eigen dashboards bij te houden. Daarnaast ontvang je van ons standaard maandrapportages met daarin overzichten over gebruikt, geschatte CO2 uitstoot, afwijkingen (zoals reizen buiten kantoortijden), etc. Ook voor mobiliteitsbudgetten hebben we een standaardrapportage. En als we voor jouw bedrijf ook de CO2 registratie uitvoeren, ontvang je van ons de rapportage die je bij het e-loket van de overheid kunt indienen.
Mochten de maandrapportages en transactieoverzichten niet helemaal de vraag beantwoorden die je hebt, dan kunnen we in overleg een maatwerkrapportage maken.
Waar vind ik mijn Gaiyo Portal inloggegevens?
Dat zijn jouw Gaiyo Account inloggegevens. Deze gebruik je om in te loggen in de Gaiyo Portal en de Gaiyo App.
