Inloggen
Het proces van het aanmaken en indienen van kilometerdeclaraties is zeer eenvoudig. Allereest, log in de portal via https://mijn.gaiyo.com
Portal
In de portal klik je op de knop ‘Declaraties’. Kies vervolgens ‘Kilometerdeclaratie’ onder het tabblad ‘Vervoer’.
Nieuwe declaratie aanmaken
- Heb je geen terugreis gemaakt op dezelfde datum? Klik dan ‘Enkele reis’ aan.
- Voer het gewenste adres in het ‘Van’ of ‘Tot’ veld. Suggesties worden weergegeven terwijl je typt. Kies het adres dat je wilt gebruiken voor je declaratie(s). Na het invoeren van de adressen, berekent het systeem automatisch de afstand voor een (retour)rit.
- Kies de datum van je trip.
- Kies het voertuigtype en het aandrijfsysteem.
- Wanneer je dezelfde reis meerdere dagen maakt, kun je direct aangeven voor welke dagen van de maand dat geldt. Zo kun je bijvoorbeeld in één keer alle werkdagen selecteren.
- Kies onder ‘Doel’ een van de reistypes voor je declaratie:
- Zakelijk
- Woon/werk
- Je kan nog (optioneel) nog een kostenplaats en/of extra informatie invullen.
- Klik vervolgens op ‘Opslaan’ onderaan de pagina.
Declaratie status & Indienen
Nadat je een declaratie hebt aangemaakt, zie je de declaratieregel terug in jouw declaratieoverzicht op de pagina ‘Declaraties’. Tevens zie je daar de status van jouw declaratie(s) terug:
· Concept
· Ingediend
· Goedgekeurd
· Afgewezen
· Verwerkt
Gaiyo levert elke maand op een vaste datum alle goedgekeurde declaraties bij jouw werkgever aan. Alleen goedgekeurde declaraties kunnen worden aangeleverd bij jouw werkgever voor uitbetaling.
Zolang jouw declaraties(s) nog niet zijn ingediend, wordt de status ‘Concept’ getoond.
Kies de gewenste declaratie(s) en biedt middels ‘Indienen’ de declaratie(s) aan ter goedkeuring. Hiermee wordt de status aangepast naar ‘Ingediend’.
Zodra jouw declaratie is beoordeeld, wordt de status aangepast naar ‘Goedgekeurd’ of ‘Afgewezen’. Indien jouw declaratie is afgewezen, neem dan contact op met je werkgever voor de reden.
Zolang jouw declaraties(s) nog niet ter verwerking zijn aangeboden bij jouw werkgever, kun je de declaratie(s) ongeacht de status verwijderen. Dit geldt dus ook voor ingediende en goedgekeurde declaraties. Selecteer de betreffende declaratie(s) en klik vervolgens op ‘Verwijderen’.
Contact
Vragen
Heb je vragen over het gebruik van kilometerdeclaraties, dan kun je contact opnemen met de customer support van Gaiyo via 0900-6624649 of business-support@gaiyo.com
Privacy en algemene voorwaarden
Kijk voor meer informatie over het Privacybeleid en Algemene Voorwaarden van Gaiyo op www.gaiyo.com